مهارة إدارة الإجتماعات

عرفت الاجتماعات على أنها: "عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين".

التعلم الفعال

كيفية التوثيق على ABA

مهارة إدارة الإجتماعات

مفهوم الاجتماعات :

عرفت الاجتماعات على أنها: "عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين".

كما عرفت أنه: "جمع أو التئام أو حشد من الأفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينة".

ونلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكلات، وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤداه أن الجماعة أكثر ثراء وعطاء من الأفراد المكونة له.

أنواع الاجتماعات :

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي:

- اجتماعات تبادل المعلومات: وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية، مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية.

- اجتماعات اتخاذ القرارات: وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث.

- اجتماعات البحث والدراسات: وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يُبحث, وهى تُعقد بهدف اكتشاف مشكلات غامضة، أو البحث عن عرض أفضل لتحسن إنتاجية العمل، وهذا النوع من الاجتماعات يساعد في القضاء على المشكلات في مهدها قبل أن يستعصي حلها.

- اجتماعات طارئة: والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.

- اجتماعات روتينية دورية: وهي متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة، يغلب عليها الطابع الرسمي، تحكمها اللوائح والأنظمة، وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية.

- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية: ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية، وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج.

- اجتماعات علمية تعليمية: الهدف منها تغير اتجاهات الأفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات، وتتوقف فعاليتها على مدى تمكن قائد الاجتماع على إدارته باقتدار ومهارة، وتعقد عادة على المحاضرات والوسائل البصرية المساعدة والطرق الفعالة للعروض الشفهية.

- اجتماعات إعلامية: وتعقد بهدف توصيل معلومات إلى المشاركين في الاجتماع ويحضرها عدد كبير من الناس، وفي مثل هذا النوع من الاجتماعات عادة لا يكون هناك مجال للمناقشة وطرح الأسئلة.

- اجتماعات تعقد بهدف المناقشة: وتبادل الأفكار والآراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين، ولا يصدر عن مثل هذا النوع من الاجتماعات قرارات أو خطة عمل، ويكون الغالب فيها أيضًا موضوع معين لأعضاء الجماعة، أو فهم وجهات نظر الآخرين، أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين.

- اجتماعات تعقد لوضع الأهداف قصيرة الأجل: وذلك عند التخطيط للأنشطة المستقبلية للوحدة الإدارية، وبمشاركة المرءوسين للرئيس في وضع الهدف، ليصبح من اليسير تحقيقه.

- اجتماعات تعقد بهدف التفاوض: حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما، يتم عرض وتبادل الآراء وتقريب مواءمة وجهات النظر، واستخدام الأساليب التأثيرية بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة، أو الحصول على منفعة جديدة.

- اجتماعات تقويم الأداء: وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه.

أهداف الإجتماعات :

1)   إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين .

2)   من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً .

3)   تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك .

4)   بالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

عوامل نجاح الاجتماعات :

1)   التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .

2)   الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .

3)   السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .

4)   افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .

5)   التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .

6)   اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .

7)   تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .

8)   تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .

9)   إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .

10)                      عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .

أسباب فشل الاجتماعات :

1)   عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقناعتهم بهذا الهدف.

2)   الإعداد غير الجيد:

3)   افتقاد الرؤية السليمة أو الإدارة والتخطيط الجيد :

4)   طول فترة الاجتماع:

5)   ضعف أو غياب المتابعة: