أهمية اتخاذ القرار والاتصالات
الإدارية بالنسبة للمدير
إن اتخاذ القرارات الإدارية من المهام الجوهرية والوظائف الأساسية للمدير، إن
مقدار النجاح الذي تحققه أية منظمة إنما يتوقف في المقام الأول على قدرة وكفاءة القادة
الإداريين وفهمهم للقرارات الإدارية وأساليب اتخاذها، وبما لديهم من مفاهيم تضمن رشد
القرارات وفاعليتها، وتدرك أهمية وضوحها ووقتها، وتعمل على متابعة تنفيذها وتقويمها.
ومن أجل تحديد المفهوم العلمي لاتخاذ القرارات
لابد من التعرف أولاً على مفهوم القرار... إن لكلمة القرار معاني متعددة شأنها في ذلك
شأن الكثير من الكلمات المتداولة في مجال الإدارة، و القرار بوجه عام هو(التصرف في
عناصر البيئة بقصد تحقيق الهدف)
كما يعرف القرار بأنه (مسار فعل يختاره
متخذ القرار باعتباره أنسب وسيلة متاحة أمامه لإنجاز الهدف أو الأهداف التي يبتغيها)
أما القرار الإداري Administrative
Decision
فيعرف بأنه (ذلك الاختيار الذي يفضله المدير بعد تحليله لموقف معين).(الطائي،
1998: 36)
في حين تعرف عملية اتخاذ القرار بأنها
(عملية اختيار أحسن البدائل المتاحة بعد دراسة النتائج المتوقعة من كل بديل وأثرها
في تحقيق الأهداف المطلوبة).
وعليه فإن اتخاذ أي قرار يتطلب المفاضلة
بين عدة بدائل لأن الغرض الأساس من اتخاذ القرار هو توجيه السلوك الإنساني باتجاه تحقيق
هدف المستقبل، فإذا لم توجد بدائل يمكن الاختيار من بينها لا يوجد هناك مبرر لعملية
اتخاذ القرار.
ومما تجدر الإشارة إليه، إلى أن مقدار النجاح
الذي تحققه أي منظمة يعتمد بدرجة الأولى وإلى حد كبير على فاعلية وكفاءة القرارات التي
تتخذها ومناسبتها للهدف المحدد. وفي المنظمة الإدارية تلعب عملية اتخاذ القرارات الرشيدة
التي تحقق الأهداف وتعمل على الموائمة بين هذه الأهداف من ناحية والأغراض والغايات
المتناقصة من الناحية الأخرى دوراً مهماً وأساسياً في خطط وبرامج المنظمة، خاصة وأن
هذه الخطط تتطلب المزيد من القرارات السليمة والحاسمة ومزيداً من المتابعة والتقويم،
ذلك لأن عملية صنع واتخاذ القرارات تعتبر العمل الذي يكون لنتائجه أكبر الأثر على سير
المنظمة وتطورها وعلى نجاح قيادتها الإدارية وتقدمها في مجال العمل والإنجاز.
أهمية اتخاذ القرار :
اتخاذ القرارات هي محور العملية الإدارية،
كما ذكرنا، ذلك أنها عملية متداخلة في جميع وظائف الإدارة ونشاطاتها، فعندما تمارس
الإدارة وظيفة التخطيط فإنها تتخذ قرارات معينة في كل مرحلة من مراحل وضع الخطة سواء
عند وضع الهدف أو رسم السياسات أو إعداد البرامج أو تحديد الموارد الملائمة أو اختيار
أفضل الطرق والأساليب لتشغيلها، وعندما تضع الإدارة التنظيم الملائم لمهامها المختلفة
وأنشطتها المتعددة فإنها تتخذ قرارات بشأن الهيكل التنظيمي ونوعه وحجمه وأسس تقسيم
الإدارات والأقسام، والأفراد الذين تحتاج لديهم للقيام بالأعمال المختلفة ونطاق الإشراف
المناسب وخطوط السلطة والمسؤولية والاتصال .. وعندما يتخذ المدير وظيفته القيادية فإنه
يتخذ مجموعة من القرارات سواء عند توجيه مرؤوسيه وتنسيق مجهوداتهم أو استشارة دوافعهم
وتحفيزهم على الأداء الجيد أو حل مشكلاتهم، وعندما تؤدي الإدارة وظيفة الرقابة فإنها
أيضًا تتخذ قرارات بشأن تحديد المعايير الملائمة لقياس نتائج الأعمال، والتعديلات لتي
سوف تجريها على الخطة، والعمل على تصحيح الأخطاء إن وجدت، وهكذا تجري عملة اتخاذ القرارات
في دورة مستمرة مع استمرار العملية الإدارية نفسها.
– عملية اتخاذ القرار :
إن عملية اتخاذ القرار تتضمن تصوراً فكرياً ومنطقياً مبنياً على أسس عملية تتلخص
بالمراحل التالية:,
المرحلة الأولى : تشخيص المشكلة :
المرحلة الثانية : جمع البيانات والمعلومات
:
وقد صنف بعض علماء الإدارة أنواع البيانات والمعلومات التي يستخدمها المدير
إلى:
[1] البيانات والمعلومات الأولية والثانوية.
[2] البيانات والمعلومات الكمية.
[3] البيانات والمعلومات النوعية.
[4] الأمور والحقائق.
المرحلة الثالثة: تحديد البدائل المتاحة
وتقويمها :
المرحلة الرابعة: اختيار البديل المناسب
لحل المشكلة :
المرحلة الخامسة: متابعة تنفيذ القرار وتقويمه
:
وللمشاركة في اتخاذ القرارات عدة مزايا
منها :
تساعد على تحسين نوعية القرار، وجعل القرار المتخذ
أكثر ثباتًا وقبولاً لدى العاملين، فيعملون على تنفيذه بحماس شديد ورغبة صادقة.
كما تؤدي المشاركة إلى تحقيق الثقة المتبادلة بين
المدير وبين أفراد التنظيم من ناحية، وبين التنظيم والجمهور الذي يتعامل معه من ناحية
أخرى.
وللمشاركة في عملية صنع القرارات أثرها في تنمية
القيادات الإدارية في المستويات الدنيا من التنظيم، وتزيد من إحساسهم بالمسئولية وتفهمهم
لأهداف التنظيم، وتجعلهم أكثر استعدادًا لتقبل علاج المشكلات وتنفيذ القرارات التي
اشتركوا في صنعها.
كما تساعد المشاركة في اتخاذ القرارات على رفع الروح
المعنوية لأفراد التنظيم وإشباع حاجة الاحترام وتأكيد الذات.
أهمية الإتصال الاداري بالنسبة للمدير :
إنّ للاتصالات أهميّة واضحة وضرورة ملحّة في إدارة
الأعمال، فإن الاتصال الفعال بصورة عامة بين الأفراد داخل المجموعة الواحدة أو بين
المجموعات المختلفة يحقّق تقدّماً ونموّاً واضحاً للأفراد والمجموعات، فهو يمكّن المدير
من تحليل الأمور والمعضلات بطريقة سلمية والتوصّل للنتائج الحلول الصحيحة والمناسبة،
وممّا يجدر قوله أنّ أخطاء التواصل قد تؤدّي إلى نتائج مكلفة قد تذهب بمؤسّسة العمل
إلى مذاهب سيّئة.
دور و أهمية الاتصال :
تلعب الاتصالات الإدارية دورا هاما داخل الإدارات،
فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها وكلما كانت هناك أنظمة جيدة للاتصالات كلما
زادت كفاءة العمل . و تبدو أهمية الاتصال في علاقته الوثيقة والواضحة للتخطيط من ناحية
و بعملية إصدار القرارات من ناحية ثانية وبعملية الرقابة من ناحية أخرى .
فمن الناحية الأولى نجد أن الاتصال الجيد يساعد
القائمين على وضع و إعداد الخطة من معرفة حقيقة الثروة البشرية و المادية الموجودة
بالدولة ، وكذلك على المؤشرات الإحصائية الدقيقة التي تتوقف عليها صحة التنبؤ وبالتالي
صحة التخطيط .
هذا فضلا على أن وجود الاتصال الجيد والفعال يساعد
القائمين على تنفيذ الخطة من معرفة أهدافها بشكل واضح لا لبس فيه .
ومن ناحية ثانية إذا نظرنا إلى عملية صنع القرارات
بمراحلها المختلفة ، تلك التي
تبدأ بمرحلة تشخيص المشكلة ، ثم مرحلة البحث عن
البدائل ، ثم مرحلة تقييم كل بديل و تنتهي بمرحلة اختيار البديل الأمثل ، لوجدنا أنها
جميعا نتائج جهد مشترك حتى لو صدر القرار في النهاية من رئيس فرد ، واتخاذ القرار الرشيد
يتوقف بلا شك على وجود منافذ جيدة وواضحة للاتصال بكل من يساهم في عملية صنع القرارات
.وتبدو أهمية الاتصال في هذا الشأن حتى بعد عملية اتخاذ القرارات ، فمجرد اتخاذ القرار
لا يعني شيئا بالنسبة للمنظمة إذا ما بقي حبيس أدراج مكتب المدير ويظل عديم الأثر ما
لم تتم عملية نقله وتوصيله إلى من يهمهم القرار من وحدات وأفراد. ومن ناحية ثالثة وأخيرة
، فان فعالية الرقابة تتوقف إلى حد كبير على سهولة الاتصال ووضوح قنواته .
فالإداري لا يستطيع أن يؤدي وظيفته في الرقابة بطريقة
مثمرة وجادة ما لم تكن لديه شبكة جيدة وفعالة للاتصال يجمع عن طريقها بين كافة أرجاء
التنظيم .
ولاشك أن الاتصال تزداد أهميته باتساع حجم التنظيم
وتعدد فروعه .
بالإضافة لذلك هناك مهام أخرى للاتصال منها :
*نشر أهداف المنظمة وقيم فلسفتها ، وإعلام الأفراد
بخطط المنظمة و إمكاناتها وإبلاغ الأوامر للعاملين.
*تبادل التوقعات والمنشورة ووجهات النظر ، وإصدار
التوجهات والإرشادات لأداء العمل
، واستلام استفسارات الأفراد ونتائج الأعمال .
* تعريف مشكلات العمل وتحديد مصدر البيانات اللازمة
، وإبلاغ الأفراد بانجازاتهم ،
ونشر الأفكار الجديدة والاقتراحات.
* توضيح
التغيرات والتحديات المراد إحداثها ،وتطوير اتجاهات وقيم الأفراد ، واستقصاء ردود الفعال
العاملين
