أهمية اتخاذ القرار والاتصال بالنسبة للمدير
إن موضوع القرارات الإدارية يحتل أهمية بالغة في عالم الأعمال
والتعامل الإداري, و لأجل الإحاطة به من كل
جوانبه و لدواعي المنطق في البحث العلمي لابد علينا من عدم الخوض مباشرة في صلب موضوع
البحث , بل نستهلها بالتعريف بأهمية القرار الإداري و خصائصه حتى نستطيع أخذ فكرة عامة
عن المادة الأولية لبحثنا ,و حتى نمكن كل مطلع
على الموضوع من فهم الخطوط العريضة لنذهب إلى التخصص و التعمق و تسمية الأشياء بمسمياتها
الصحيحة من خلال تناول وسائله.
يعد القرار الإداري أهم مظهر من مظاهر نشاط وامتيازات السلطة التي تتمتع
بها الإدارة وتستمدها من القانون العام ، إذ بواسطته تستطيع الإدارة بإرادتها المنفردة
على خلاف القواعد العامة في القانون الخاص إنشاء حقوق أو فرض التزامات ، ويرجع السبب
في ذلك إلى أن الإدارة المصالح العامة والتي يجب تغليبها على المصالح الفردية الخاصة
.
ومن الأهمية بمكان تعريف القرار الإداري وتميزه عن غيره من الأعمال القانونية
الأخرى ، مثل الأعمال المادية والأعمال التشريعية والأعمال القضائية ، حيث تتداخل هذه
الأعمال القانونية السابقة مع القرارات الإدارية ، فيصعب أحياناً التفرقة بينهما ،
ومن هنا تكمن أهمية تعريف القرار الإداري ، وهي تفرقة لازمة أيضاَ لتحديد الأعمال التي
تخضع لنطاق الرقابة القضائية عن غيرها .
والقرار الإداري باعتباره نشاطاً مهماً من أنشطة السلطة الإدارية ، يتكون
من عدة أركان وهي ركن الاختصاص والشكل والمحل والسبب والغاية التي تعد جسداً للقرار
الإداري .
وتمثل أيضاً حدوداً لا يجوز للإدارة مخالفتها وإلا عدت قراراتها مشوبة
بعيوب قابلة للإبطال أو البطلان .
وبما أن القرار أمر حيوي يترتب عليه نتائج قد تكون إيجابية أو قد تكون
سلبية، لابد أن يكون متخذ القرار على قدر عال من الصفاء الذهني والقدرة الابتكارية،
والإبداع المبني على أسس منطقية بعيدة عن التحيز الشخصي، ملما بالمشكلة موضوع القرار،
واضعاًُ بدائله المختلفة لحلها، حتى إذا ما أتخذ قراره كان مبنياً على الأسس العلمية
السليمة. إذ "تعد قدرة المدير الإداري على اتخاذ القرارات الإدارية أحد المقاييس
المهمة في نجاحه في السير بالمشروع نحو تحقيق أهدافه(حسن أبو ركبة،1406هـ ، ص31). ويؤكد
ذلك سليمان الطماوي بقوله:" إن القائد الإداري الناجح هو الذي يكتسب روح العمل
وتتوفر فيه المقدرة على إصدار القرارات الإدارية المناسبة.ومهمة إصدار القرارات الإدارية
هي مهمة عامة يشترك فيها كافة القادة الإداريين، ولهذا فإنها عنصر جوهري في القيادة
الإدارية بل لعلها أبرز ما يميز القيادة الإدارية (سليمان الطماوي، 1970م، ص98). وأهمية
القرار تكمن في اتخاذ القرار نفسه، وهذا ما يؤكده (ليستر هوجان) إذ يقول:" اتخاذ
أي قرار أفضل من عدم اتخاذه، إذ أن عدم البت في الأمور شيء مرعب وذلك لسببين: (إبراهيم
مطاوع وأمية حسن، ص ص 231-232)
السبب الأول: تأثر الروح
المعنوية للموظفين إذا لاحظوا عدم قدرة رئيسهم على التوصل إلى حل حاسم لمشكلة ما، مما
قد يقلل روح الحماسة عندهم.
السبب الثاني: أنك إذا
أجلت اتخاذ قرار حاسم لمشكلة ما، فإن النتيجة أنك لن تحصل على مزيد من المعلومات عنها
بعد أسبوع أو شهر أو أكثر مما لديك الآن، وبذلك لا تكون قد فشلت في اتخاذ قرار فحسب
بل لن يكون لديك مزيد من الوقائع أو الحقائق التي تساعدك على اتخاذ القرار السليم.
ويقول " هيربرست سيمون" عن أهمية اتخاذ القرارات ": إن صناعة القرارات
هي قلب الإدارة وإن مصطلحات نظرية الإدارة يجب أن تكون مستمدة من منطق وسيكلوجية الاختيار
الإنساني (سيد الهواري، 1987م، ص498).
واتخاذ القرارات الرشيدة من قبل القيادات الإدارية يتطلب منها معرفة كاملة بالمشكلات وتحديدها
تحديداً دقيقاً، وجمع المعلومات اللازمة عنها، ووضع الحلول الممكنة، واختيار أنسب الحلول
ثم اتخاذ القرار. فالقرار الجيد الصادر في ضوء معلومات كاملة ودقيقة، يكون أكثر عقلانية،
وأيسر تنفيذاً، ويحقق أهدافه بتكلفة أقل، ووقت أسرع، ويكسب الإدارة التي صدر عنها ازدهاراً
ونمواً مطرداً بينما يتسبب القرار القائم على الارتجال والعشوائية، في فساد الإدارة
وتراجعها بحيث تفقد عوامل بقائها، وإن جاز لها الاستمرار فسيكون ذلك على حساب هدر الكثير
من الجهد والوقت والمال فضلا عن تدهورها المتواصل وفقدان حيويتها، وركود جذوتها.وبما
للقرار من شأن عظيم فقد أوجد لدى علماء الإدارة روح التساؤل والبحث في كيفية صناعة
القرار، وفي استخدام أفضل السبل لاختياره إلى جانب عوامل تطوره، وأسباب فساده، فوضعوا
لذلك شروطاً عدة أوصوا بتوافرها عند صناعة القرار وعند اتخاذه، وأجمعوا على أنه بدونها
سيفقد القرار الإداري الكفاءة العلمية والنظرة الشمولية القائمتين على استبصار الواقع
واستشراف المستقبل.
اهمية وفوائد الاتصال في عملية الإدارة
إذا كان الاتصال هامًا في حياة الفرد العادي فإنه لا يقل أهمية في حياة
المنظمات صغيرها و كبيرها. إن معظم مشكلاتنا اليوم كما يقول عبد الباقي ليست في عالم
الأشياء و لكن في عالم الأشخاص و إن أكبر فشل للإنسان كان و ما يزال هو عدم القدرة
على التعاون مع الآخرين و فهمه إنها مشكلة اتصال. لذا يعتبر الأكاديميون كما أوردا
جرينبرج و بارون أن الاتصالات هي الغراء و الصمغ الاجتماعي الذي يستخدم لتحقيق التماسك
بين أجزاء المنظمة و تحسين مستواها. يقول تشستر برنارد Cheaster Bernard رئيس شركة
نيوجرسي بل للهاتف New Jersey Bell Telephone الأسبق كما
أشارا جرينبرج و بارون إن هيكل المنظمة و انتشارها و مجال عملها تتحدد بواسطة أدوات
و أساليب الاتصال بها. و لا يرى جرينبرج و بارون أن هناك مبالغة في عبارة تشستر برنارد
إذا ما علمنا أن مديري الشركات يقضون 80% من أوقات عملهم في عملية الاتصالات. و يمكن
قياس مدى أهمية الاتصالات عندما يتضح لنا أن التجارب أثبتت كما يقول عبد الباقي أن
عدالة الإدارة في معاملة موظفيها ليس كافيًا في حد ذاته إذا لم يصحب ذلك شرح وافي و
تفسير كامل لتوجهاتها مما يقطع الطريق على مروجي الشائعات أي القدرة على تحقيق اتصال
فعّال. أيضًا كما أوضح حمود إن التطور و النمو الكبير في المنظمات و اتساع أنشطتها
و تزايد أحجامها و بالتالي ابتعاد قيادات الإدارات العليا عن الإدارات التنفيذية أسهم
بشكل كبير في زيادة الاهتمام بالاتصالات. أيضًا يقول قوته و دياب "إن العامل الأساسي
الذي يجعل الاتصالات الإدارية تختلف عن أنواع الاتصالات الأخرى هو أن نجاح أو فشل الاتصالات
الإدارية يؤثر على إنتاجية المنظمة". لذا لا يمكننا كما أورد الهواري تصور أن
هناك تنظيم أو إدارة دون اتصال و بدون اتصال لا يوجد هناك تنظيم. لذلك تقول المنجي
أن للاتصال دور في جميع العمليات الإدارية من تنظيم و تخطيط و رقابة وتنسيق و اتخاذ
قرار و لا عجب أن تعود أغلب المشكلات في المنظمات إلى سوء ممارسة الاتصالات الإدارية
بين الإدارة و العاملين. من خلال ما تقدم يتضح لنا أهمية الاتصال الإدارية في المنظمات
و بالأخص مع كبر حجم المنظمات و بعدها عن بعضها البعض (مثل الشركات الإقليمية و المتعددة
الجنسيات) فالاتصال هو عصب العمليات الإدارية و متطلب حتمي لأي تنظيم. أيضًا يتضح لنا
أن الاتصالات الإدارية لا بد لها من قوانين و مبادئ تحكمها لتسييرها بفعالية في الاتجاه
الصحيح و تحقيق فاعليتها. أيضًا يتضح لنا أنه متى ما كان الاتصال واضحًا و يسّهل انسياب
المعلومات داخل قنوات التنظيم فإن ذلك يساعد على كفاءة الأداء في التنظيم. عناصر عملية
الاتصالات الإدارية: لكي تتم عملية الاتصالات الإدارية لا بد من توافر عدة عناصر أساسية
و هي:
المرسل [sender] أو المصدر وهو ذلك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة الآخرين معلوماته
أو أفكاره. و قد دلت الدراسات كما أشارا آل علي و الموسوي أن مصادر الاتصال الموثوق
بها لها قدرة أكبر على التأثير من المصادر الأخرى و أن محتويات الرسالة غالبًا ما تُفسر
بناءً على مَنْ هو مرسلها.
الرسالة [message] وتعني الفكرة أو المعلومة من المرسل إلى هؤلاء الذين يريد أن يشاركهم أفكاره
أو معلوماته. يقول عبد الباقي "و لا شك أن الاختيار الحسن لصياغة الرسالة و رموزها
من الأهمية بمكان لكل من المرسل و المرسل إليه كما أن سوء الاختيار يقود إلى مشكلات
عديدة"(232).
قناة الاتصال [channel] وهي الوسيلة
التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل و المستقبل. يقول الشيخ لا يمكن للرسالة أن تنقل
بواسطة الفراغ بل لا بد من وسيلة لنقل هذه الرسالة. لذا نرى أن الوسيلة الفعّالة تفيد
في تحقيق الاتصال الفعّال إذا ما استخدمت كل وسيلة في مكانها الصحيح و تتنوع الوسائل
ما بين كتابية و شفوية و تقنية أو الكترونية.
المستقبل [receiver] وهو ذلك الشخص الذي سوف يستلم الرسالة و قد يكون كما يقول الشيخ فرد أو
جماعة قليلة أو جمهور كبير في المنظمة. و لا شك أن عملية استقبال الرسالة كما يقول
عبد الباقي و تفسيرها تخضع لشخصية المستقبل و إدراكه و شخصيته.
التغذية الراجعة [feedback] وهي رد الفعل
الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال مبينًا هل حققت الهدف المطلوب أم لا؟ وهو
المتمم اللازم لعملية الاتصالات بين المستقبل والمرسل. فعملية الاتصال لا تنتهي كما
أشارا آل علي و الموسوي باستلام الرسالة بل يجب التأكد من وصولها و فهمها بالشكل الصحيح
لأن عملية قياس ردود الفعل تعتبر أهم عنصر في عملية الاتصال. يقول حمود من معوقات الاتصال
محدودية رد الفعل لذا من أحد المبادئ الأساسية لتحقيق أهداف الاتصال هو إنشاء خط اتصال
ذي اتجاهين و هو مما ليس معمولاً به في منظمات الدول النامية. في دراسة للمنجي بعنوان
الاتصالات الإدارية في الأجهزة الحكومية العمانية (دراسة تحليلية) أوضحت فيها أن التقارير
الرسمية و هي أحد وسائل الاتصال الحكومية غالبًا ما تُـهمل مما ينعكس سلبًا على النتائج
اللاحقة لأن مرسل تلك التقارير لم يتلق أية إشارة تدل على أن الإدارة قد اطّلعت عليها
أو أعارتها أي اهتمام مما يُـشعر المرسل بأن جهوده قد ذهبت سدى لذا يفوّض كتابتها إلى
صغار موظفيه لكونها عملية شكلية ليس إلا بسبب انعدام أو ضعف التغذية الراجعة. أيضًا
كان من توصيات دراسة المنجي "الاهتمام بالتغذية الراجعة فهي أداة الإدارة لتحديد
ما إذا كانت الأهداف و التعليمات و القرارات واضحة بالنسبة للعاملين".
و بعد استعراض العناصر الخمس هذه يتضح لنا أنها أساسية في أي عملية اتصال
ناجحة و فقدان أي عنصر يخل بعملية الاتصالات الإدارية.
