أهمية اتخاذ القرار والاتصالات بالنسبة
للمدير
مقدمة :
مما تجدر الإشارة إليه، إلى أن مقدار النجاح
الذي تحققه أي منظمة يعتمد بدرجة الأولى وإلى حد كبير على فاعلية وكفاءة القرارات التي
تتخذها ومناسبتها للهدف المحدد. وفي المنظمة الإدارية تلعب عملية اتخاذ القرارات الرشيدة
التي تحقق الأهداف وتعمل على الموائمة بين هذه الأهداف من ناحية والأغراض والغايات
المتناقصة من الناحية الأخرى دوراً مهماً وأساسياً في خطط وبرامج المنظمة، خاصة وأن
هذه الخطط تتطلب المزيد من القرارات السليمة والحاسمة ومزيداً من المتابعة والتقويم،
ذلك لأن عملية صنع واتخاذ القرارات تعتبر العمل الذي يكون لنتائجه أكبر الأثر على سير
المنظمة وتطورها وعلى نجاح قيادتها الإدارية وتقدمها في مجال العمل والإنجاز.
يقوم الفرد منا باتخاذ عديد من القرارات
اليومية، فماذا يرتدي؟ وماذا يأكل؟ وأين يذهب؟ وماذا يفعل؟ كلها أسئلة ومشاكل يجب حلها،
ويواجه الفرد مجموعة من بدائل الحل والتصرف لكل مشكلة، وعليه أن يختار انسب حل، وللتبسيط
يمكننا أن نبدأ هذا الفصل بالعبارتين الصادقتين التاليتين كمقدمة للتعرف على طبيعة
اتخاذ القرارات:
اتخاذ
القرار هو حل المشكلة.
اتخاذ
القرار هو الاختيار.
يمثل عمل المدير مجموعة مستمرة من اتخاذ
القرارات في شتى المجالات. والتي تغطي جوانب أنشطة العمل، وجوانب الموارد البشرية،
والجوانب المالية، كما أنها تغطي مجالات زمنية يومية (أي قصيرة الأجل) وقد تمتد حتى تشمل سنوات طويلة (طويلة الأجل). كما
أنها تغطي مجالات كثيرة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
ماهية اتخاذ القرارات:
يواجه المديرون مشاكل دائمة وعليه أن يجدوا
الحل الأمثل لها، وسواء كانت هذه المشاكل تؤثر في أداء المنظمة كلها أم على أداء عامل
صغيرة، فإنه يجب القول بأن اتخاذ قرار سليم حيالها يمكن أن يؤثر بصورة مباشرة أو غير
مباشرة على كفاءة المنظمة. والمديرون مع اختلاف مستوياتهم الإدارية يواجهون جميعاً
مشاكل وعليهم أن يتعلموا مهارات اتخاذ القرارات. ونحن نقول أن يتعلموا لأن اتخاذ القرار
ليس فناً شخصياً فقط، بل إنه فقط مجموعة من القواعد والإجراءات والخطوات، التي لو تعلمها
الفرد لأمكن أن يحسن من اتخاذه للقرارات وأن يطور مهاراته الإدارية.
واتخاذ القرار لا يعتبر تصرفاً وحيداً بل
هو عبارة عن مجموعة من التصرفات المتتابعة التي يمر بها الفرد لكي يحل مشكلة ما. وبالتالي
يمكن القول بأنها عملية ذات مشكلة، وبالتدقيق والفحص يحاول المدير أن يحدد ويعرف هذه
المشكلة، وبالتعرف على المشكلة يسعى المدير لتطوير أسليب حل بديلة أو أنه يبحث عن بدائل
الحلول، يلي ذلك محاولة وزن هذه البدائل من خلال تعرف المدير على انسب بديل، وبتطبيق
البديل المناسب ومتابعة هذا التطبيق يستطيع المدير أن يحل المشكلة.
توضح الفقرة السابقة إن عملية اتخاذ القرار
هي "اختيار انسب بديل لحل مشكلة معينة".
وتُعدّ عمليات اتخاذ القرار في الإدارة
من الوسائل الإداريّة المهمة؛ حيث تظهر أهميتها في مُساعدة المُنشآت على المحافظة على
نجاحها؛ من خلال تعزيز تأقلمها وإدارتها لكلٍّ من بيئتي العمل الداخليّة والخارجيّة،
ومن المُمكن تلخيص أهميتها بشكلٍ أوضح وفقاً للنقاط الآتية:
تُعزز قُدرة المديرين على الاستجابة والوعي للمؤثرات
الداخليّة والخارجيّة. تُساهم في تطوير وتحسين وتنمية الأفكار المُستقبليّة. تُساعد
على التوقع بشكلٍ دقيق للنتائج الاستراتيجيّة. تسعى إلى تحسين وتطوير الأداء الماليّ
طويل الأجل للمُنشأة.
تُنسق وتوحدُ كافة الجهود والأقسام الإداريّة للوصول
إلى الغايات.
تُعزز مشاركة كافة مستويات الإدارة في العملية
الاستراتيجيّة، وتُساهم في تقليل رفض أي برامج تغيير. تحرص على تحديد الفرص في المستقبل
وتتوقّع المُشكلات المؤثرة على العمل.
أهمية الاتصال الإداري بالنسبة للمدير
يعتبر الاتصال وسيلة هادفة من الوسائل الرئيسية
التي تستخدمها المنظمة في تحقيق أهدافها، إذ أن جميع العاملين في المنظمة يتعاملون
مع بعضهم البعض من خلال وسائل الاتصال المختلفة من أجل ضمان تسيير نشاطاتهم وتحقيق
أهدافهم وهذا يدل على أن الاتصال يعتبر الوسيلة الاجتماعية التي يحقق الأفراد من خلالها
سبل التفاهم والتفاعل البناء، وكما نعلم أن المنظمة عبارة عن وحدة اجتماعية هادفة فإنها
لا تستطيع أن تنجز أهدافها بكفاءة وفاعلية إلا عبر سلسلة من التفاعل الاجتماعي المستمر
من خلال الاتصالات المختلفة بين الأفراد العاملين، وعملية الاتصال القائمة بين الأفراد
تؤدي لنقل معلومات وآراء وأفكار ومشاعر وأحاسيس...الخ بين الأفراد و الجماعات كما أن
كفاءة الاتصال تعتمد أساساً على العديد من العوامل من أجل ضمان نجاحها مثل طبيعة العمل،
دور الجماعات الرسمية وغير الرسمية، الوسائل المستخدمة في تنسيق الجهود... الخ، كما
أن الاتصال يلعب دوراً أساسياً في تماسك الجماعة سواء الرسمية أو غير الرسمية.
القرار الإداري وظيفة، من وظائف الإدارة
الأساسية والمرآزية، محلها في العملية الإدارية، محل القطب من الرحى.
والإدارة ما هي إلا سلسلة من عمليات تحليل المشكلات وإتخاذ
القرارات، التي تنصرف إلى مختلف الوظائف العامة الأخرى للإدارة: جمع المعلومات، معالجة
المعلومات، إنتاج معلومات جديدة، التخطيط، التنظيم، القيادة والتوجيه، الرقابة وفي منظمات
الأعمال على سبيل المثال إلى: إدارة الإنتاج، إدارة التسويق، إدارة الموارد البشرية والأفراد،
الإدارة المالية، إدارة العلاقات العامة، إدارة البحث العلمي، إدارة التدريب وغيرها.
وعلى القرار الإداري يتوقف تنفيذ مختلف
هذه الوظائف.
أهمية و أهداف الإتصال :
في واقع الأمر لا يوجد اختلاف حول أهمية
الاتصال الإداري الجيد بين المدير الأفراد داخل المنظمات ، لأن من طبيعة الاتصال الفعال
أنه يساعد على تنمية العلاقات الاجتماعية وروح الجماعة ، كما يحس العاملين بأهميتهم
و دورهم في إنجاح كافة المشاريع التي قامت بها المؤسسة من أجلها لان تجاهل العامل الإنساني
في التنظيم من شأنه أن يؤدي إلى الإحساس بالاستياء و الإحباط من قبلهم ، مما ينعكس
في النهاية على الكفاءة الإنتاجية للمنظمة ككل ، لذلك اعتبرت الاتصال الفعال بمثابة
حياة أي تنظيم.
ومن هنا يمكن تحديد جملة من الأهداف التي يسعى الاتصال
الداخلي إلى تحقيقها:
• 1 – تحقيق التنسيق بين التصرفات و
الأفعال :
حيث يقوم بالتنسيق بين تصرفات و أفعال أقسام
المؤسسة المختلفة ، فبدون الاتصال الداخلي تصبح المؤسسة عبارة عن مجموعة من الموظفين
يعملون منفصلين عن بعضهم .
• 2 – المشاركة في المعلومات:
يساعد على تبادل المعلومات الهامة لتحقيق
أهداف المنظمة ويساعد أيضا على :
ا – توجيه سلوك الأفراد ناحية تحقيق الأهداف
ب – توجيه الأفراد في أداء مهامهم وتعريفهم
بواجباتهم
ج – تعريف الأفراد بنتائج أداءهم
• 3- اتخاذ القرارات :
لإتحاذ قرار معين يحتاج الموظفون إلى معلومات معينة
لتحديد المشاكل وتقييم البدائل وتنفيذ القرارات وتقييم النتائج
• 4- التعبير عن مشاعر الوجدانية : يساعد
الإتصال الموظفين على التعبير عن سعادتهم وأحزانهم و مخاوفهم وثقتهم بالآخرين
• 5- التقليل من دور الإشاعة في الوسط العمالي
