مراحل
اتخاذ القرارات والاتصالات من الناحية السلوكية بالنسبة للمدرير
من العادة تمر عملية اتخاذ القرارات بمراحل
وخطوات متعددة لابد من متخذ القرار من مراعاتها ، قد تكون القرارات التى يتخذها المدير
على قدر كبير من الأهمية وقد لا تكون كذلك ، ومن الطبيعي أنه كلما زادت أهمية تلك القرارات
كلما أحتاج الأمر من صانعها إلى بذل جهد أكبر وبحث عميق فى تحليل المشكلة التى تتطلب
إصدار هذا القرار ، ثم كيفية التوصل إلى قرار رشيد ، ويتم ذلك وفق تحليل وتقييم البدائل
المتاحة ومن ثم اختيار البديل الملائم ، إذن الغرض من أي قرار هو مواجهة موقف معين
أو القيام بإجراء أو حل مشكلة قائمة .
مراحل عملية اتخاذ القرار :
تسير عملية اتخاذ القرار في تدرج واضح وسلس، حيث قُسمت هذه العملية إلى
خمس مراحل، لكل مرحلة عدد من الإجراءات والخطوات التي يجب اتباعها ليصل الفرد إلى القرار
الصائب الذي يعود عليه بالعواقب السليمة والنتائج الجيدة، وسيتم ذكر المراحل على النحو
الآتي:
1- تحديد
المشكلة وتشخيصها :
تُعدّ هذه المرحلة من أهم المراحل التي يجب على الفرد
توخي الدقة والإتقان في أدائها، فتحديد المشكلة وتشخيصها مرحلة حساسة تترتب عليها حيثيات
سير جميع المراحل القادمة، فالخطأ في هذه المرحلة يؤدّي إلى الفشل في جميع الخطوات
التي تتبعها مهما كان مستوى الدقة في الاختيار، وتظهر المشكلة من الاختلاف بين الوضع
الحالي والوضع الذي من المفترض الوصول إليه، ويجب تحديد موضع الخلل الواقع بشكل دقيق
وواضح ومدى ارتباطه بالجوانب الأخرى للوضع الراهن، وتختلف المشكلات باختلاف طبيعتها
فقد تكون مشاكل طارئة، أو مشاكل روتينيّة.
2- جمع البيانات والمعلومات والبدائل :
يعتمد القرار الصائب على الحصول على أكبر كم ممكن
من المعطيات والبيانات تجاه الحل المقترح، فبعد التأكد من وجود المشكلة وتحديدها بدقة
تبدأ عملية اختيار البدائل، وجمع المعلومات اللازمة والمتوفرة عن معظم الخيارات والحلول
المقترحة، ودراسة مزاياها وعيوبها والنتائج المترتبة عند اختيار أحدها، وتختلف طبيعة
الحلول والبدائل تِبعاً لاختلاف المشكلة أو الزمن التي ظهرت فيه، وقد تكون المعلومات
أولية تُجمع بالتواصل المباشر أو الزيارات الميدانيّة، وقد تكون المعلومات كمية ونوعية
تحوي الأرقام والإحصاءات، وقد تكون على شكل الآراء والحقائق والخبرات التي يقدّمها
أصحاب الخبرة والمستشارون ووجهات نظرهم تجاه مشكلة أو وضع معين، ويكون كل ذلك للوصول
إلى الحل المناسب للمشكلة واتخاذ القرار الصائب.
3- التقييم
العلمي للبدائل واختيار أفضلها :
عند جمع المعلومات عن الحلول المناسبة وطرح
الأفكار والخبرات السابقة عنها، واستشارة أهل الخبرة في المجال الخاص بها يُصبح الفرد
مُلماً بجميع السلبيات والإيجابيات ونقاط القوة ونقاط الضعف المتعلقة بكل بديل، ويجب
أن يستقر الاختيار بين بديلين على الأقل، ويتم تفضيل أحدهما عن الآخر تِبعاً لمفاضلة
يجري من خلالها تقييم مميزات وإضافات كل بديل، ولا تُهمَل في هذه الحالة مقارنة العيوب،
الأمر الذي سينتج عنه قرار منطقي بمزايا أكثر وعيوب أقل، بناءً على القياس والتنبؤ
لآثار كل بديل.
4- اختيار
البديل المناسب :
بعد عملية جمع المعلومات وتحديد الحلول وطرح الخيارات
ودراسة النتائج الإيجابية والسلبية التي ستترتب عليها، بالإضافة إلى التأكد من أن البديل
المتاح يُلبي كافة متطلبات حل المشكلة بفائدة أكثر وضرر أقل، يصبح الاختيار النهائي
والسليم لواحد من البدائل المناسبة مطلباً مهماً في عملية اتخاذ القرار، فبعد اكتمال
الصورة النهائية للحلول يأتي دور الفرد في الاختيار، ثم التهيئة لعملية التنفيذ.
5- تنفيذ القرار ومتابعته :
بعد عملية اختيار البديل المناسب تأتي عملية
التنفيذ، وتتبعها بداية ظهور الآثار النتائج المترتبة عليها سلبية كانت أم إيجابية،
وبروز نقاط القوة والضعف، وبدء عملية تقييم النتائج المترتبة، ومدى كفاءتها في تلبية
المتطلبات التي وُضعت لأجلها، وفي حال عدم تحقق النتائج المرجوّة من القرار يجب إعادة
هيكلة قرارات بديلة وتصحيحيّة؛ لسد الثغرات الحاصلة، وإيجاد البدائل والحلول المناسبة
من جديد.
6- تطوير
مهارة اتخاذ القرار :
تتطوّر مهارة اتخاذ القرار بالتدريب المستمر والدراسة والتجريب واكتساب
الخبرة من التجارب السابقة، والآتي إرشادات قد تُحسّن من قدرة الفرد في عملية اتخاذ
القرار: مراجعة وتحديد المشكلة بدقة وحذر قبل طرح البدائل. مراعاة الحقائق العلمية
والابتعاد عن التشبث برأي معين والتحيّز له، والتحلي بالمرونة والسلاسة. أن تكون عملية
طرح البدائل وعرضها بطريقة موضوعيّة وحياديّة، هدفها حل المشكلة الحاصلة. مراعاة الراحلة
البدنيّة والجسديّة والنفسيّة، فلا يجوز أن يتخذ الفرد قراراً معيناً وهو في حالة من
الإرهاق أو التعب النفسي. الابتعاد عن الاستهانة أو التضخيم تجاه بعض المعلومات. تجنب
القيام ببعض الإجراءات غير معروفة النتائج.
سلوكيات الاتصال :
يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية
في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على العاملين في المنظمات غير الحكومية
اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي,
وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.
عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين,
فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما
نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية,
مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم ... الخ على
حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب
تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.
ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده
تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة)
والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب
في الاتصال. ولا يحدث هذه الاضطراب لاختلاف اللغات فحسب, بل لأن الناس يختلفون في طريقة
فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول
إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار
مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.
إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة
لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة
على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه
بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا
الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله
المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو
ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية
التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.
العناصر الأساسية
للإصغاء بانتباه:
سلوك الحضور: ويتضمن
ذلك الإشارات غير اللفظية في سلوكنا, والتي نعبر من خلالها عن تركيزنا الكامل على كلام
المتحدث. إن النظر إلى عيني المتحدث, والالتفات إليه, وتجنب القيام بكل ما يمكن أن
يحول دون إصغائنا الكامل له ( مثل إجراء المكالمات التلفونية, أو تصنيف الأوراق أو
الحديث مع شخص آخر). هذه جميعاً تعطي المتحدث شعوراً بأن تركيزنا وانتباهنا كله معه,
وبذلك نشجع استمرارية الاتصال بيننا وبينه.
إعادة الصياغة: ويعني ذلك أن نلخص ما نفهمه من كلام المتحدث بكلماتنا
الخاصة. وإذا صادق المتحدث على صحة ملخصنا, فهذا يساعدنا على إعطاء الإجابات المفيدة
على نحو ملائم, وفي نفس الوقت, فإن إعادة الصياغة الصحيحة تعطي المتحدث شعوراً بأن
ما يريد قوله قد تم فهمه جيداً. ومثل هذه التجارب تزيد من قوة العلاقات وتعزز المزيد
من الاتصالات.
التجاوب مع مشاعر
المتحدث وإدراك الإشارات غير اللفظية: إن القدرة
على التجاوب مع مشاعر المتحدث, ومحاولة فهم تعبيراته الجسدية والعاطفية, تعتبر عنصراً
هاماً ومتمماً لعناصر الإصغاء بانتباه, وهذا يتطلب تدريباً دقيقاً فسوء إدراك حالة
المتحدث الجسدية والعاطفية, تقودنا إلى معوقات في الاتصال.
التغذية الراجعة : وتعني كيفية استجابتنا لرسائل الآخرين أو كلامهم,
وكيفية التعبير عن رأينا الخاص. وتعزز التغذية الراجعة البناءة علاقاتنا, وتشجع على
المزيد من استمرارية الاتصال.
الإدارة الناجحة بأسلوب الاتصال الفعال
في خضم
تعدد المناهج الحديثة في سبيل تحقيق الإدارة الناجحة للمؤسسات المجتمعية بما فيها المؤسسة
المدرسية اتخذت المؤسسات لنفسها الأسلوب المناسب الذي تراه وتستطيع من خلاله أن تحقق
أهدافها المنشودة وقد اتخذ الاتصال الفعال النهج الأبرز والأنجح لتحقيق نجاح المؤسسات
للوصول إلى أهدافها وبأعلى مستويات جودة المنتج وبما أن المخرج الأساسي للمؤسسة المدرسية
هم الأفراد العاملون والمنتجون لبناء المجتمع لذا كان إتقان الاتصال الفعال للهيئة
الإدارية وعلى رأسهم مدير المدرسة بشكل حجر الزاوية لتحقيق أجود مخرج إلى المجتمع لأن
النجاح في الوصول إلى الأفراد في المؤسسة كموظفون أو الأطراف المستفيدون من الخدمات
التعليمية والتربوية للمؤسسة المدرسية وكذا التعامل مع الأطراف الأخرى ذات العلاقة
المباشرة والغير مباشرة والتي تؤثر في نجاح وصول المدرسة لتحقيق أهدافها لذا كان لزاماً
على الهيئة الإدارية أن تعي أهمية الاتصال الفعال بكل الأطراف المؤثرة والمتأثرة بخدمات
المؤسسة المدرسية ومن ثم الإلمام بأنواع الاتصال الناجح لاستخدامه حسب متطلبات الموقف
والجهة المتعامل معها وكذلك تلمس المعوقات في سبيل التغلب عليها وإيجاد بيئة ناجحة
لاتصالها مع الطرف الآخر، وتأكيد على موضوع البحث الرئيسي حول الإدارة بأسلوب الاتصال
ولتوليد قناعة اكيدة بأهمية الاتصال الفعال لنجاح الإدارة في أسلوب عملها وأنها تسير
حثيثاً نحو النجاح من خلال سبر الذات لأن من ينجح في التعامل مع ذاته ويفهم أغوارها
يعي قدراتها في سبر ذوات من حوله ومتى ما تحققت نجاح قدرته في الاتصال الإداري الفعال
مع الأطراف المؤثرة في عمله أدرك يقيناً وصول مؤسسته إلى بر الأمان وأنها قد اتخذت
لنفسها السبيل الصحيح لتحقيق أهدافها القريبة والبعيدة.
