أهمية اتخاذ القرار الإداري والاتصال
بالنسبة للمدير
مفهوم القرار الإداريّ :
القرار الإداريّ (بالإنجليزيّة: Administrative Decision) هو استِخدامُ الإدارة لسلطتها
من أجل الإفصاح عن رأيها ضمنَ الشّكلِ الذي يُحدّده القانون؛ من خلال الاعتماد على
اللوائح والقوانين، ويساعد القرار الإداريّ على تطبيق العَديد من المهام ضمن الإطار
القانونيّ الخاص به؛ إذ يُساهم في ترقية أو قبول استقالة أو إعلان تقاعُد الموظّفين،
أو غيرها من النّشاطات الإداريّة الأخرى، كما أنّه من المُهم أن يكون الهدف الرئيسيّ
من القرار الإداريّ تَحقيق المَصلحة العامة.
اتخاذ القرارات الإداريّة :
يُعدُّ اتخاذ القرارات الإداريّة من الوظائف المُهمّة
في بيئة عمل المنشآت المتنوعة؛ لأنّه يساهم في التخطيط للعَديد من الأنشطةِ الخاصّة
في الأعمال، ويعتمد اتخاذ القرارات الإداريّة على مجموعةٍ من المراحل هي:
تشخيص المشكلة: هي المرحلة الأولى من مَراحل اتخاذ القرارات
الإداريّة، وتُعدُّ من الوظائف المهمة التي يجب على المدير أو المسؤول معرفتها، وخصوصاً
أثناء المُباشرة في التعرّف على طَبيعة المُشكلة ومُكوّناتها، ويُساهم تشخيص المشكلة
في تحديد نوع الحدث الذي أدّى إلى ظهورها، ويُساعد على تحديدِ درجةِ أهميّتها، ويُعزّز
من عدم الخلط بين أسبابها ونتائِجها، ممّا يؤدّي إلى اتّخاذ القرار الإداريّ المُناسب.
جمع المعلومات والبيانات:
هي مرحلة فَهم المشكلة بطَريقةٍ واقعيّة وحقيقيّة،
ممّا يُساهم في اقتراح بدائلَ تُساعِد على حلّها، عن طَريق جمعِ المعلومات والبيانات
المُرتبطة بالمُشكلة التي سيتمُّ اتّخاذُ قرارٍ إداريّ خاص بها؛ لذلك يُعدُّ اتخاذ
القرارات الإداريّة الفعالة من الأمور المُعتمدة على دورِ المدير في الحصول على أكبر
عددٍ من المَعلومات والبيانات من مصادر مُتنوّعة، وصنّف مُعظم علماء الإدارة المعلومات
والبيانات إلى الأنواع الآتية:
المعلومات والبيانات المبدئيّة والثانويّة.
المعلومات والبيانات الكميّة.
المعلومات والبيانات النوعيّة.
الحقائق.
وضع البدائل المقترحة وتقييمها: هي المَرحلة الثالثة من مَراحل اتّخاذ
القرارات الإداريّة، ويَعتمد وضع البدائل على مجموعةٍ من العوامل منها:
السياسات المُطبقة في المنشأة والوضع الخاص
بها.
الفلسفة الخاصّة في المنشأة.
الموارد الماليّة.
الوقت المتوفّر لاتخاذ القرار الإداريّ.
الاتّجاهات الفكريّة المَنطقيّة عند المدير.
تَطبيق التفكير الابتكاريّ المُعتمد على
التوقع؛ ممّا يُساهم في تصنيف وترتيب البدائل.
اختيار البديل المناسب لحلّ المشكلة: هي المَرحلة التي تهتمّ في المقارنة بين
مجموعة من البدائل؛ من أجل اختيار البديل المناسب منها بناءً على العَديد من المعايير
من أهمها:
تحقيق البديل المُقترح للأهدافِ المطلوبة.
ظهور اتفاق بين البديل وقيم وأهميّة المنشأة.
تحديد درجة السرعة الخاصّة في توفير الحل، والموعد
المُحدّد للحُصول على النتائج.
قياس طبيعة المَعلومات المتوفرة عن البيئة.
تحديد مدى توافق البديل مع المؤثّرات الخاصّة
في البيئة المُحيطة بالمنشأة.
متابعة وتقييم تنفيذ القرار الإداريّ:
هي المرحلة الأخيرة من مراحل اتخاذ القرارات
الإداريّة، وتُقسم إلى الآتي: اختيار الوقت المناسب للإعلان عن القرار الإداريّ؛ حتى
يتمّ تحقيق أفضل النتائج التي يُقيّمها المدير، من أجل تحديد درجة فاعليتها، ومقدارُ
نجاح القرار في الوصول إلى الهدف.
الحِرص على مُتابعة القرار الإداريّ؛ من أجل تَعزيز
الشعور بالمسؤوليّة عند المديرين.
أهمية القرارات الإداريّة تُمثّل القرارات الإداريّة
نقطة البداية الخاصّة في كافة الفعاليات والنشاطات ضمنَ حياةِ الشركات والمؤسّسات،
ومن هنا تَحصل القرارات الإداريّة على أهميّتها في بيئة العمل، وتُلخّص هذه الأهميّة
إلى النقاط الآتية:
تساهم في توضيح سلوك المديرين المسؤولين؛
من خلال تحديد طبيعة العَوامل الخارجيّة والداخليّة المؤثّرة على المسؤولين عن اتّخاذ
القرارات الإداريّة.
تعدُّ القرارات الإداريّة وسيلةً لقياس قدرة المديرين
على تنفيذ وظائفهم ومَهامهم.
تدعم القرارات الإداريّة دور الرقابة على النشاطات
الإداريّة.
أهمية الاتصالات بالنسبة للمدير
الاتصالات في مجال الادارة هي «عملية ارسال واستقبال
المعلومات والمشاعر والاتجاهات اللازمة لممارسة الوظائف الادارية المختلفة» وهي عملية
يشترط فيها حدوث التفاعل بواسطة مثيرات واستجابات متبادلة بين الافراد لاتتم إلا بها،
لكونها اخذا وعطاء متبادلا والاتصال الفعال عنصر هام من عناصر التوجيه لانه يربط بين
كافة افراد القوى العاملة، الرؤساء والمرووسين من اجل تعديل او تحريك سلوك العاملين
ودوافعهم للعمل في اتجاهات محددة ترسمها الادارة من ناحية وتقبلهم لاهداف وسياسات الادارة
من ناحية اخرى، وبدون الاتصال تفقد العملية الادارية ديناميكيتها وفعاليتها، والاداري
الناجح في مكان ادارته او وزارته هو الذي يتعامل مع معطيات الاتصالات الادارية حتى
يصل للاهداف التي يامل فيها.
فعمليات التخطيط والتنظيم والتوجيه والتنسيق والتقويم،
تعتمد دائماً على نوعية الاتصالات وفعاليتها، فبالاتصال تنقل المعلومات والتعليمات
والاوامر والقرارات من مستوى الادارة العليا الى مستوى التنفيذ وتنقل المعلومات والبيانات
من مستوى التنفيذ الى مستوى الادارة العليا، اي عكسياً، في صورة تقارير واقتراحات بقصد
اتخاذ القرارات الفعالة ورسم السياسات التي تسهم في تحقيق الاهداف الموضوعة، اي انها
تربط بين مراكز اتخاذ القرارات ورسم السياسات في الادارة ومركز التنفيذ، ولذلك فقد
اعتبرت عملية الاتصالات من المكونات الرئيسية للعملية الادارية التي يطبقها الاداري
الناجح وتشكل عملية الاتصالات اهمية كبيرة في الموسسات المختلفة ، فهناك اتصالات متعددة
بين المدير والعاملين بهذه الموسسة، ولهذا فان نجاح هذه الادارات او الوزارات في تحقيق
اهدافها قد يرتبط بشكل كبير بنجاح عملية الاتصال داخلها وخارجها، لما لها من اهمية
في بنية تنظيم الموسسات وتحقيق اهدافها.
وترجع اهمية الاتصالات لاسباب متعددة، من اهمها:
1- تعتبر عملية الاتصال مهمة بدرجة كبيرة بتناول
المشكلات التي تنشا في الموسسات ودراستها واقتراح الحلول المناسبة لها.
2- عملية حيوية تساعد على اتخاذ القرار السليم الذي
يتوقف بدرجة كبيرة على كمية المعلومات والبيانات وتدفقها وسلامتها، فاذا ما توقف تدفق
المعلومات والبيانات لسبب او لاخر، فان صانع القرار في عمله يقف عاجزاً امام المواقف
الادارية التي تتطلب تصرفاً من نوع ما يتفق مع ذلك الموقف.
3- ترتبط الكفاءة الانتاجية للعمل الفردي الى حد
كبير بمدى فعالية عملية الاتصال داخل هذه الموسسات، فالكثير من المظاهر السلبية التي
توثر في الانتاجية الكلية للموسسة او غيرها يمكن ارجاعها الى عدم فعالية عملية الاتصال.
4- تبدو اهمية وخطورة الاتصال في الادارة واضحة
جلية، لكونه عملية اساسية وهامة في الممارسة الفعالة للعملية الادارية، تساعد العاملين
على فهم اهداف وواجبات الموسسة التعليمية والتعاون فيما بينهم بطريقة بناءة من اجل
تحقيق تلك الاهداف كما ان ذلك شرط اساسي لامكان قيام الفرد باداء عمله على الوجه الصحيح.
5- يساعد الاتصال على تكوين علاقات انسانية سليمة
بين الروساء والمرووسين وبين المرووسين وبعضهم البعض، فمقدرة الفرد على التعبير عن
وجهة نظره وتوصيل رايه للادارة، يضمن الى حد كبير حلاً لمشاكله في العمل وخارجه.
لهذه الاسباب التي ذكرتها، فان القدرة على
الاتصال الجيد بين الاداري الناجح والعاملين تحت ادارته، احد الابعاد او المكونات الاساسية
للقيادة الادارية المتميزة الفعالة، وعلى الرغم من اهمية الاتصال فان الكثير من القيادات
في المواقع الادارية المختلفة تنقصهم هذه القدرة فتكثر الفجوات في هذه الادارة والتخطيط
والعشوائية وتصبح نقيضاً للادارة المتميزة، التي تتميز بقدرتها على الاتصال الجيد،
فليس من الغريب ان نجد الكثير من الاداريين الذين لا يعرفون ماذا يفعلون، ولماذا يفعلونه
وليس من الغريب ايضاً ان نجد الكثير يشعرون بعدم الرضا نتيجة لذلك، ويرجع ذلك كله الى
الشعور الوهمي لدى الروساء بانهم على اتصال جيد بمرووسيهم، فالاتصال ليس مجرد عملية
نقل معلومات الى الاخرين ولكنه تفاعل مع الاخرين وفهم كل منهم لموقف الاخر، وحتى يستطيع
القائد الاداري ان يقود مرووسيه على الاداء الجيد للعمل، فانه يجب عليه ان يكون ملماً
بالمهارات الاساسية المرتبطة بعملية ارسال واستقبال المعلومات والمشاعر والاتجاهات،
حيث ان كفاءة الرئيس الاداري في ادائه لوظائف الادارة تعتمد بدرجة كبيرة على مهارته
في الاتصال.
والسوال الذي يطرح نفسه اختصره فيما يلي:
ما مكونات عملية الاتصال؟ وما وسائله؟ وما هي شروط الاتصال الفعال؟ وللاجابة على هذا
السوال باختصار: اننا نجد ان مكونات عملية الاتصال تكمن في:-
1- الشخص البادئ بعملية الاتصال (المرسل).
2- الفرض الذي يمكن صياغته في صورة سلوكية
ويومل تحقيقه بالاتصال، وقد يكون الفرض في صورة (رسالة) تتضمن افكاراً وحقائق بها اشارة
الاستجابة المقصودة من جانب الشخص الموجهة اليه.
3- وسيلة او قناة الاتصال المستخدمة.
4- الشخص المستقبل، اي الذي وجهت اليه الرسالة.
5- الاستجابة الحادثة من المستقبل للرسالة
(الرجع).
ويشير خبراء الاتصال الى ان اي عملية اتصال بدون
رجع تعتبر عملية ناقصة لان المصدر لا يكون لديه الدليل على ان المستقبل قد تلقى الرسالة،
ويطلق على هذا النوع من الاتصال اتصال في اتجاه واحد، اما الاتصال في اتجاهين فهي الاتصالات
التي تضمن مكونات الاتصال التي ذكرناها، والمفاضلة بين الاسلوبين السابقين تتوقف على
الهدف وتوصيل بيانات محددة الى الطرف الاخر بسرعة كما في حال المسوول الذي يريد مجرد
ابلاغ العاملين بحضور اجتماع طارئ للعاملين، فيكون في هذه الحالة في اتجاه واحد هو
الافضل.
