النظريات السلوكية وسلوكيات الاتصال في عملية اتخاذ القرار

لقد جاءت النظريات المتعلقة باتخاذ القرارات الإدارية متأخرة قياساً للنظريات الإدارية والتنظيمية الأخرى بالرغم من الأهمية الكبيرة التى تعطى لهذه العملية فى التنظيمات الحديثة ، وبالتالي يمكن القول أن اتخاذ القرارات الإدارية كحقل دراسة لم يكن شائعاً إلى أن ظهرت النظريات الكلاسيكية فى أوائل القرن العشرين وسادت حتى أواخر الثلاثينات منه ، ثم ظهر كتاب السلوك الإداري الذى وضعة هيربرت سايمون فى نهاية الأربعينيات من القرن الماضى ، ومنذ ذلك الحين بدأ أدب اتخاذ القرارات يحتل أهمية كبيرة فى الموضوعات الأكاديمية والعملية والتطبيقية .

النظريات السلوكية وسلوكيات الاتصال في عملية اتخاذ القرار

  لقد جاءت النظريات المتعلقة باتخاذ القرارات الإدارية متأخرة قياساً للنظريات الإدارية والتنظيمية الأخرى بالرغم من الأهمية الكبيرة التى تعطى لهذه العملية فى التنظيمات الحديثة ، وبالتالي يمكن القول أن اتخاذ القرارات الإدارية كحقل دراسة لم يكن شائعاً إلى أن ظهرت النظريات الكلاسيكية فى أوائل القرن العشرين وسادت حتى أواخر الثلاثينات منه ، ثم ظهر كتاب السلوك الإداري الذى وضعة  هيربرت سايمون فى نهاية الأربعينيات من القرن الماضى ، ومنذ ذلك الحين بدأ أدب اتخاذ القرارات يحتل أهمية كبيرة فى الموضوعات الأكاديمية والعملية والتطبيقية .

النظريات الكلاسيكية / التقليدية    تعتبر هذه النظريات نتيجة تفاعل عدة تيارات كانت سائدة خلال تلك الفترة ، وكان محور تفكير روادها يدور حول تقسيم العمل لتحقيق الكفاءة الإنتاجية ، ومن روادها فريدريك تيلور ، هنرى فايول ، فرانك جلبرت ولندول ايرويك .

1.  نظرية الإدارة العلمية : من خلال دراسات تيلور لعنصري الوقت والحركة ، ودعوته إلى تطبيق الأساليب العلمية بدلاً من التقليدية التى تعتمد على التقدير الشخصي ، والتعاون بدلاً من الفردية ، كل ذلك ساهم فى عملية اتخاذ القرارات . وبالتالي وجهت الانتقادات للنظرية والتى تمثلت فى إغفال الجوانب السلوكية والاجتماعية باعتبار أن العاملين كالآلات يستخدمها المدير .

2.  نظرية التقييم الإداري : من أشهر روادها (هنرى فايول ، جلبرت ، ايرويك) . أما هنرى فايول أقترح بعض التوصيات لترشيد سلوك المدير ، تلك التوصيات تساهم فى عملية اتخاذ القرارات ، وهى :

المصلحة العامة تسمو على المصلحة الشخصية

على المدير أن يتأكد من أن الخطة أعدت بحكمة

قدرة المدير على الابتكار وخلق الحلول الملائمة

·   وجود رقابة شاملة تشرف على سير الخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة وبيان نقاط الضعف والأخطاء من أجل تقويمها ومنع تكرارها

ضرورة أن يتوفر لدى متخذ القرار عدد من السمات أهمها : الثقافة ، سعة الإطلاع ، المعرفة المتخصصة فى العمل ، الخبرة .

روح التعاون بين المدير ومرؤوسيه

أما (فرانك جلبرت) ركز مفهوم اتخاذ القرارات على ضوء فكرة اختيار البديل المناسب بين البدائل المتعددة والمتاحة ، وبين المعايير والأسس التى بموجبها يتم تحديد البديل الأنسب ، ومن أهو هذه المعايير: الوقت والتكلفة والجهد والإمكانات المادية المتاحة . بينما (ايرويك) أكد فى دراسته وأبحاثه على أهمية دور التفويض فى فعالية القرارات الإدارية ، ويرى أن نجاح المدير فى تفويض بعض سلطاته هو أحد الأسباب الرئيسية التى تؤدى إلى نجاحه فى اتخاذ قراراته ، ومن خلال أهمية التفويض أكد على أسلوب المشاركة فى عملية اتخاذ القرارات .

النظريات السلوكية  أقترح (سايمون ومارس) نموذج لاتخاذ القرارات يرتكز على أربعة عناصر هى : مستوى الطموح ، القيمة المتوقعة للمكافئات ، البحث المتواصل ، ومستوى الرضا . وأعتبر (سايمون ومارس) أن العلاقة بين مستوى الطموح ومستوى الرضا هى الضابط الرئيسي فى عملية اتخاذ القرارات ، وهذه النظرية ترتكز على عدة افتراضات أهمها مايلى :

· كلما أنخفض الرضا كلما زاد البحث عن قيم ومكاسب متوقعة

· كلما زاد البحث عن القيم والمكاسب كلما زاد مستوى القيم والمنافع المتحققة

· كلما زاد مستوى القيم المتحققة كلما زاد مستوى الرضا

· كلما زاد مستوى القيم والمنافع كلما زاد مستوى الطموح

· كلما زاد الطموح كلما أنخفض مستوى الرضا

      يلاحظ بأن هذه النظرية استبدلت نموذج الرجل الاقتصادي الذى يسعى للحصول على الحد الأقصى للمنفعة ، بنموذج الإداري المتمثل بالرضا والقبول بأقل من الحد الأقصى للمنفعة .

النظريات العلمية / الكمية   لقد برزت مؤخراً أهمية استخدام الأساليب العملية والتحليل الكمي فى الإدارة كأداة فعالة لاتخاذ القرارات فى المجال الإداري ، وذلك نتيجة لتوسع حجم المنظمات وزيادة المنافسة بينها ، فالأساليب التقليدية التى تعتمد على الخبرة السابقة لمتخذ القرار وأسلوب التجربة والخطأ أصبحت غير مجدية لحل المشكلات المتجددة والمعقدة .

      من الملاحظ أن (السير فرانشس باكون) يعتبر أول من قدم وصفاً للأساليب العلمية قبل فترة طويلة ، كانت بمثابة الدليل لإجراء البحوث الفيزيائية ، وقد جذب نجاح الأسلوب العلمي فى العلوم الطبيعية الاهتمام بها فى المجالات الصناعية والإدارية ، لذا نجد أنه قد تم سريعاً تطبيق تلك الأساليب العلمية فى مجال الإدارة . ويؤكد (على السلمي) على أن البداية الحقيقية للأسلوب المتكامل لتطبيق المنهج العلمي فى علاج المشكلات الإدارية (بحوث العمليات) يرجع إلى فترة الحرب العالمية الثانية  . يلاحظ أنه بعد تطبيق أسلوب بحوث العمليات فى حل المشاكل الإدارية ، فقد أدى ذلك إلى تطوير الأسلوب العلمي لاتخاذ القرارات الإدارية . حيث يعتمد الأسلوب العلمي لاتخاذ القرارات على مجموعة الخطوات تتمثل فى : تعريف المشكلة ، جمع البيانات ، تحديد البدائل ، تقييم البدائل ، اختيار البديل الأفضل ، وتطبيق الحل .

      وتؤكد (سونيا البكرى) بأن استخدام الأساليب الكمية فى الإدارة يعتبر امتداداً للاتجاه العلمي لأنها تعبر عن اتجاه الفكر الإداري فى العصر الحديث . وقد أوضحت (سونيا) أن هناك العديد من المزايا والفوائد من تطبيق المدخل العلمي لعملية اتخاذ القرار ، فهى تعين متخذ القرار بطريقة منتظمة وقدر كبير من الدقة ، كما تتيح له الفهم الأفضل لكيفية اتخاذ القرار ، بالإضافة إلى أن وضع المشكلات الإدارية فى شكل كمي وبطريقة دقيقة يسهل من عملية تطوير البدائل .

سلوكيات الاتصال :

مهارات الاتصال تؤثر على اداء وانتاج الموظفين فكل ما كانت مهارات الاتصال لدى المدير جيدة استطاع من خلالها توصيل الرؤيه والهدف المنشود ومشاركة الموظفين في تحقيقه.

إن الاتصال الفعال هو مفتاح نشاط المنظمة، وعليه يتوق بقاؤها فبدون الاتصال لا يعرف الموظفون

ماذا يعمل زملائهم ولا تستطيع الأداره أن تتسلم المعلومات من المدخلات التي تحتاجها، ولا يستطيع المشرفون إصدار التوجيهات والتعليمات والإرشادات الملازمة،وبدون اتصال يصبح التنسيق بين أعمال الوحدات والأفراد مستحيلا ولا يمكن تحقيق التعاون  فيما بينهما ،لان الأفراد لا يستطيعون إيصال حاجاتهم ورغباتهم ومشاعرهم للآخرين، وهدا كله يؤدى حتما إلى انهيار المنظمة.

فالاتصالات في مجال أداره الأعمال كشرايين جسم الإنسان التي نجدها متصلة ومترابطة بعضها البعض، ولا تتحقق سلامه الدورة الدموية بدون وجود هذه الشرايين، وبالمثل نجد أن الاتصالات تعمل على استمرارية النشاط في المنظمة واطراد نموها وبقائها لاطول مده ممكنة.

فقد قدر الوقت الدى ينفقه المدير في الاتصال مابين 75 بالمائة و 90 بالمائة من ساعات عمله، حيث يمضى 5 بالمائة من وقته في الاتصال، 10 بالمائة قراءه، 35 بالمائة تحدثا، 40 بالمائة في الاستماع.

ومما يزيد من أهميه الاتصال في المنظمات المعاصرة مايلي:

أـ التضخم الكبير في حجمها ، والتعدد والتشعب الواسع في فروعها ، والتنوع والتعقد الهائل في وضائفها ألي الحد الدى أدى ألي ضرورة وجود نظام متطور من العلاقات أو الاتصالات التي تمكن من الربط بين هذه الأجزاء والفروع والوظائف بشكل يضمن التناسق بينها.

ب ـ اعتماد عمليه اتخاذ القرار التي تمثل المحور الأساسي الدى تقدم عليه آي منظمه أداريه على المعلومات، وان نجاح وفشل القرارات الاداريه يعتمد على مدى النجاح أو الفشل في أجراء الاتصال التي تهدف ألي الحصول على المعلومات الدقيقة والمباشرة عن مواضع هذه القرارات.

ت ـ أهميه الترابط بين المنظمة الاداريه ومحيطها وعالمها الخارجي وذلك لان المنظمة كالإنسان لا تستطيع منفردة ومنعزلة عن غيرها.

ث ـ دقه التنافس بين المنظمات الاداريه داخل المجتمع الواحد مع المنظمات الناظره في المجتماعات الأخرى.

تهدف عمليه الاتصال في أي منظمه أداريه مهما كان نوعها ألي مايلى:

أ ـ تسهيل عمليات اتخاذ القرار على المستويين التخطيطي والتنفيذي.

ب ـ تمكين المرؤسين من التعرف على الأهداف والغايات المطلوب من التنظيم تحقيقها، أضافه ألي    المسؤليات الموكلة للموظفين لعملها والصلاحيات الممنوحة لهم في سبيل تحقيقها.

ت ـ تعريف المرؤسين بالتعليمات المتعلقة والمعلومات التي تواجهها ومواقف المرؤسين من المشكلات وسبل علاجها.

ث ـ شرح سياسات وأهداف المنظمة بالتفصيل ، حيث أن الأداره في المستويات العليا لاتملك الوقت الكافي للاهتمام بالتفا صيل ، وترك ذلك للرؤساء المباشرين.

 ج ـ أشعار الموظفين بأهميتهم, وضرورة اطلاعهم على كل شي.

ح- تفهم ما يفكر به الموظفون ,وما يشعرون به, والتعرف على آرائهم ومقترحاتهم.

خ- توطيد الثقة بين المنظمة والموظفين وبين الأداره والأفراد وبين الرؤساء والمرؤسين.