أهمية اتخاذ القرار والاتصالات بالنسبة
للمدير
عملية اتخاذ الـقرار من المهام الـيومية
في أي تنظيـم، فهي تلعـب دورا حساسا داخل المؤسسة، إذ بواسـطـتـها يتم التوصل إلى حلول
للمشاكل، و وضع البدائل المتاحة التي تخدم أهداف التنظيم. فاتخاذ القرار هو العنصر
الفعال لسير المنظمة نحو تطبيق قراراتها ، و الاقتراحات المقدمة التي يصادق عليها صاحب
السلطة (القائد) ، بمشاركة الفاعلين في إطار تفاعلي اتصالي، كي تتحقق فعالية و نجاعة
التنظيم خلال تطبيق العقلانية المتمثلة في التحكم في أدوات التسيير برشاده ، كما يجب
الاهتمام بالمورد البشري الذي يعتبر أساس ديناميكية المؤسسة ، وتحديد وجهة تلك الديناميكية
يكون وفق منهجية متبعة تتكفل بالعامل عن طريق تحفيزه ماديا و معنويا ، إضافة إلى توفير
جو عمل يساعد على الرضا الوظيفي.
يعد القرار جوهر العملية الادارية ووسيلتها
الاساسية في تحقيق اهداف المنظمة ، وهو يسهم بشكل اساسي في تمكين المنظمة من مواصلة
انشطتها الادارية بكفاءة وفاعلية ، سيما ان القرار يعتمد اساسا على توقع المستقبل ،
القصير والمتوسط والبعيد ، ويتحقق في محتواه تصور لما ينطوي عليه المستقبل من توقعات
معينة . وتعتمد كفاءة المدير في ممارسة وظائفه في المنظمة على القرار الناجح الذي يتخذه
في المواقف المختلفة .
وكما أن صنع القرار الجيد يعتمد علي معلومات
ملائمة لطبيعة القرار، من حيث النوعية، والوقت، والتكلفة وأن المعلومات الكاملة تساعد
في صنع قرار جيد، كذلك فان هناك نقطة توازن بين فاعلية صنع القرار، وكمية المعلومات
التي يجب توافرها، حيث يجب ألا تتعدي كمية المعلومات هذه النقطة، ذلك أن زيادة المعلومات
عن الحجم الحقيقي المطلوب سيؤثر سلباً علي عملية صنع القرار، من ناحية تشتيت جهد صانع
القرار ووقته في عملية المقارنة والبحث في البدائل المتعددة.
وبناء عليه فإن المعلومات المتوافرة يجب
أن تكون ملائمة، من حيث الكم والنوع والوقت والتكلفة. كما ينبغى مراعاة أن لكل مستوي
إداري داخل المنشأة احتياجاته الخاصة من المعلومات، كما أنه بدون إعداد المعلومات في
ضوء غرض استخدام معين، ولخدمة طائفة معينة، أو مستخدم بعينه، لن يكون من المقبول أن
يطلق عليها مسمي معلومات، فالمعلومات التي لا تلائم حوجة استخدام معين ولم توجه لخدمة
طائفة معينة أو مستخدم معين ليس لها قيمة علي الإطلاق ، وإلا فهي مجرد بيانات لم تتم
معالجتها.
اهمية نفاذ القرارات الإدارية ومعوقاتها
الأصل أن يكون القرار الإداري نافذاً من
تاريخ صدروه من السلطة المختصة قانوناً بإصداره , ولكنه لا يسري في حق الأفراد المخاطبين
به إلا إذا علموا به عن طريق أحدى الوسائل المقررة قانوناً . ومن ثم فهناك تاريخان
رئيسيان لنفاذ القرارات الإدارية هما تاريخ صدور القرار , وتاريخ العلم به أو سريانه
في مواجهة الأفراد , وسنبحث هذين التاريخان ثم نبحث في مبدأ عدم رجعية القرارات الإدارية
و أمكان أرجاء آثاره إلى المستقبل .
تُمثّل القرارات الإداريّة نقطة البداية
الخاصّة في كافة الفعاليات والنشاطات ضمنَ حياةِ الشركات والمؤسّسات، ومن هنا تَحصل
القرارات الإداريّة على أهميّتها في بيئة العمل، وتُلخّص هذه الأهميّة إلى النقاط الآتية:
أهمية القرارات الإداريّة علميّاً:
هي الأهميّة التي تُحقّقها القرارات الإداريّة
بصِفتها من الأدوات الفنيّة، والعلميّة التي تَنجح في تطبيق الاستراتيجيات والسياسات
العامّة ضمن المؤسسات والشركات؛ لذلك تَلعب القرارات الإداريّة دوراً فعّالاً في تنفيذ
العمليّات الإداريّة المتنوعة.
أهمية القرارات الإداريّة عمليّاً:
هي الأهميّة التي تَظهر من خلال القرارات
الإداريّة وفقاً للآتي: تساهم في توضيح سلوك المديرين المسؤولين؛ من خلال تحديد طبيعة
العَوامل الخارجيّة والداخليّة المؤثّرة على المسؤولين عن اتّخاذ القرارات الإداريّة.
تعدُّ القرارات الإداريّة وسيلةً لقياس قدرة المديرين
على تنفيذ وظائفهم ومَهامهم.
تدعم القرارات الإداريّة دور الرقابة على النشاطات
الإداريّة.
أهميّة القرارات الإداريّة وفقاً للقانون
الإداريّ:
هي استِخدامُ القَرارات الإداريّة بصِفِتها
أداةً قانونيّةً ناجحة، ومهمّة لتحقيق النشاطات الخاصة في الوظائف الإداريّة.
ـ أهمية القرارات داخل المؤسسة:
تعتبر القرارات ذات أهمية بالغة بالنسبة للمؤسسة و الأفراد العاملين بها لما
لها من تأثير عليهم " فالقرارات التي يتخذها المدير تؤثر كثيرا على وضعه الوظيفي
و تقدمه كما تـأثر على أعضاء الجماعة التي يشرف عليها و لها تأثير على عمل المؤسسة.
تزداد أهمية عملية اتخاذ القرارات مع زيادة
تعقد المؤسسات و توسعها و تنوعها
وتزايد التحديات التي تواجهها من تغيرات
متسارعة ومنافسة حادة. ويمكن إجمال أهمية القرارات في الجوانب التالية :
ـ تعتبر عملية اتخاذ القرارات وسيلة علمية
وفنية ناجعة لتطبيق وتنفيذ السياسات بصورة علمية.
ـ تلعب القرارات الإدارية دورا فعالا في
القيام بالعمليات الإدارية مثل التخطيط والتنظيم والرقابة، التنسيق.
- تكشف القرارات الإدارية عن سلوك ومواقف
الرؤساء الإداريين. كما تكشف عن القوى والعوامل الداخلية والخارجية لمتخذي القرارات
الإدارية ، الأمر الذي يسهل عملية الرقابة على هذه القرارات .
ـ تعتبر القرارات بمثابة قياس مدى قدرة
الرؤساء الإداريين على القيام بالوظائف والمهام الإدارية المطلوب تحقيقها بأسلوب علمي
وعملي رشيد(بوحوش،ع.1984).
أهمية عمليات الاتصال الإداري :
إن الاتصال فن له مقوماته لذلك ورد في أدبيات الاتصالات
الإدارية عدة مقومات و مبادئ للاتصال الفعّـال منها:
أن تحتوي العملية على معلومات جديدة و إلا
كانت مجرد اتصالات مزعجة لا طائل منها كما يقول الهواري.
تحديد الهدف المُخطط له من عملية الاتصال بأن
يسأل المدير أو المسؤول نفسه كما يقول عبد الباقي ما الذي يريد توصيله و إلى مَنْ يريد
توصيله لكي يستخدم الوسيلة و المدخل المناسب.
إجادة فن الاستماع فقد أورد الخازندار في دراسته
الاستماع الفعّال و تأثيره على الاتصالات التنظيمية أن مؤسسة أبحاث الرأي الأمريكية
بينت في دراساتها أن 75% من المشرفين تنقصهم مهارة الاستماع و إن قيامهم بالاستماع
الجيد سيساعد على تدفق المعلومات و توفير مناخ الثقة بين الطرفين المدير و المرؤوس.
ورد في مقالة الاتصالات الإدارية أن من مقومات
الاتصال الفعّال الآتي "يجب أن يكون هناك تنظيم سليم للاتصالات يكون مسؤولاً عن
اقتراح وتنفيذ سياسة الاتصال في المنظمة، وأن يكون لدى الإدارة العليا قناعة بأهمية
[إدارة الاتصال]، ودورها في تحقيق فعالية الاتصالات في المنظمة".
الوضوح و التوقيت المناسب باستخدام الوسيلة المناسبة فالإجراءات
و التعاميم الضرورية لعقد اجتماع تفترض أن الهاتف أفضل من الخطابات الرسمية. و يشير
الطنوبي إلى السرعة و هي وصول المعلومات في الوقت المناسب و إلا فقدت المعلومات قيمتها
نتيجة التأخير و بالتالي التأثير السيئ على أهداف المنظمة.
و يضيف الشيخ مبدأ أخذ المعلومات من مصدرها المباشر
و فهم الرسائل بموضوعية و فتح قنوات و طرق اتصاليه مباشرة بين القائد المنصت و بين
مرؤوسيه.
المتابعة عن طريق التغذية الراجعة كما يقول عامر
للتعرف على وجهة نظر الطرف الثاني و مدى تمكّنه من فهم المعلومات بطريقة صحيحة.
الاتصالات في مجال الادارة هي «عملية ارسال واستقبال المعلومات والمشاعر
والاتجاهات اللازمة لممارسة الوظائف الادارية المختلفة» وهي عملية يشترط فيها حدوث
التفاعل بواسطة مثيرات واستجابات متبادلة بين الافراد لاتتم إلا بها، لكونها اخذا وعطاء
متبادلا والاتصال الفعال عنصر هام من عناصر التوجيه لانه يربط بين كافة افراد القوى
العاملة، الرؤساء والمرووسين من اجل تعديل او تحريك سلوك العاملين ودوافعهم للعمل في
اتجاهات محددة ترسمها الادارة من ناحية وتقبلهم لاهداف وسياسات الادارة من ناحية اخرى،
وبدون الاتصال تفقد العملية الادارية ديناميكيتها وفعاليتها، والاداري الناجح في مكان
ادارته او وزارته هو الذي يتعامل مع معطيات الاتصالات الادارية حتى يصل للاهداف التي
يامل فيها.
فعمليات التخطيط
والتنظيم والتوجيه والتنسيق والتقويم، تعتمد دائماً على نوعية الاتصالات وفعاليتها،
فبالاتصال تنقل المعلومات والتعليمات والاوامر والقرارات من مستوى الادارة العليا الى
مستوى التنفيذ وتنقل المعلومات والبيانات من مستوى التنفيذ الى مستوى الادارة العليا،
اي عكسياً، في صورة تقارير واقتراحات بقصد اتخاذ القرارات الفعالة ورسم السياسات التي
تسهم في تحقيق الاهداف الموضوعة، اي انها تربط بين مراكز اتخاذ القرارات ورسم السياسات
في الادارة ومركز التنفيذ، ولذلك فقد اعتبرت عملية الاتصالات من المكونات الرئيسية
للعملية الادارية التي يطبقها الاداري الناجح وتشكل عملية الاتصالات اهمية كبيرة في
الموسسات المختلفة ، فهناك اتصالات متعددة بين المدير والعاملين بهذه الموسسة، ولهذا
فان نجاح هذه الادارات او الوزارات في تحقيق اهدافها قد يرتبط بشكل كبير بنجاح عملية
الاتصال داخلها وخارجها، لما لها من اهمية في بنية تنظيم الموسسات وتحقيق اهدافها.
وترجع اهمية الاتصالات لاسباب متعددة، من اهمها:
1- تعتبر
عملية الاتصال مهمة بدرجة كبيرة بتناول المشكلات التي تنشا في الموسسات ودراستها واقتراح
الحلول المناسبة لها.
2- عملية
حيوية تساعد على اتخاذ القرار السليم الذي يتوقف بدرجة كبيرة على كمية المعلومات والبيانات
وتدفقها وسلامتها، فاذا ما توقف تدفق المعلومات والبيانات لسبب او لاخر، فان صانع القرار
في عمله يقف عاجزاً امام المواقف الادارية التي تتطلب تصرفاً من نوع ما يتفق مع ذلك
الموقف.
3- ترتبط
الكفاءة الانتاجية للعمل الفردي الى حد كبير بمدى فعالية عملية الاتصال داخل هذه الموسسات،
فالكثير من المظاهر السلبية التي توثر في الانتاجية الكلية للموسسة او غيرها يمكن ارجاعها
الى عدم فعالية عملية الاتصال.
4- تبدو
اهمية وخطورة الاتصال في الادارة واضحة جلية، لكونه عملية اساسية وهامة في الممارسة
الفعالة للعملية الادارية، تساعد العاملين على فهم اهداف وواجبات الموسسة التعليمية
والتعاون فيما بينهم بطريقة بناءة من اجل تحقيق تلك الاهداف كما ان ذلك شرط اساسي لامكان
قيام الفرد باداء عمله على الوجه الصحيح.
5- يساعد
الاتصال على تكوين علاقات انسانية سليمة بين الروساء والمرووسين وبين المرووسين وبعضهم
البعض، فمقدرة الفرد على التعبير عن وجهة نظره وتوصيل رايه للادارة، يضمن الى حد كبير
حلاً لمشاكله في العمل وخارجه.
