سلوك اتخاذ القرار والاتصالات لدى
المدير
إن عملية اتخاذ القرار من أهم مكونات العملية
الإدارية عامة ولُبّها الرئيس، فالخطأ أو القصور في القرار المتخذ يترتب عليه انهيار
كل مترتبات الحدث، وينظر إلى عملية اتخاذ القرارات على أنها نشاط مستمر يوظّف النظام
السلوكي من خلال كل المعلومات المتاحة عن الظروف والأوضاع المحيطة التي تصنف ما يكتنف
تلك الظروف والأوضاع من فرص أو معوقات، ثم استناداً إلى معايير المفاضلة والاختيار
التي يحددها النظام السلوكي لنفسه، وقد اتفق معظم الكتّاب والمهتمين بالإدارة على أن
صنع القرار عملية إدارية يشترك فيها أكبر عدد ممكن من أفراد الجهة أو الجهات ذات العلاقة،
وذلك لجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات اللازمة وذات العلاقة بالمشكلة القائمة، وبالتالي
تدارسها وتحليلها لوضع حلول مستوحاة من أحداث الماضي معبرة عن الاتجاهات السائدة، وملائمة
للأوضاع والظروف الحالية.
يعتبـر اتخاذ القرار جوهر عمل القيادة الإدارية
ونقطة الانطلاق بالنسبة لجميع الأنشطة التى تتم داخـل المنطقة وتلك التي تتعلق بتفاعلاتها
مع البيئة الخارجية ، وتزداد أهمية القرارات كلما كبـر حجم المنظمة ، وتعقدت وتشعبت
نواحي أنشطتها ، وزادت ديناميكية بيئتها الخارجية والداخلية.
هناك عدة عوامل تتأثر بها القرارات الإدارية
من بينها:
-العوامل الخارجية: تمثل المنظمة إحدى خلايا المجتمع، فهي
تتأثر مباشرة به، ومن بين العوامل الخارجية التي تؤثر على عملية القرارات هي العوامل
الاقتصادية، السياسية والاجتماعية، التكنولوجيا، القيم والعادات والقوانين الحكومية
والرأي العام، وكذلك السياسة العامة للدولة.
-تأثير البيئة الداخلية: ومن العوامل التي تؤثر على اتخاذ القرار
تلك التي تتعلق بالهيكل التنظيمي، وطرق الاتصال، والتنظيم الرسمي وغير الرسمي، وطبيعة
العلاقات الإنسانية السائدة وإمكانية الأفراد، وقدراتهم ومدى تدريبهم. كما أن نوعية
القرارات تتأثر بالقيم والمفاهيم التي يعمل ضمنها المديرون لمواجهة المشاكل التي تستدعي
الحل .
-العوامل النفسية: أكد وجعلها “H. SIMON” أهمية الجوانب النفسية لمتخذي القرار، من بين
أهم العوامل المتحكمة في سلوك الفرد المتخذ للقرار، ولذلك يصبح تأثيرها سلبيا إذا اتخذ
القرار تحت ضغوطات نفسية، حيث أن هذه الضغوط تؤثر على حرية الفرد في اتخاذ القرار فتصبح
حرية الفرد مقيدة بهذه الضغوط.
-توقيت اتخاذ القرار: يعتبر عامل الوقت من العوامل الرئيسية
في عملية اتخاذ القرارات في المنظمات الاقتصادية، خاصة وأن كثير من القرارات لها تأثير
كبير على روح العمل بالمنظمة، فيرغب الأفراد دائما أن يعرفوا القرار في الوقت المناسب
حتى يستطيعوا القيام بدورهم بشكل فعال، كما يرغب الرؤساء أن يحاطوا علما بالقرارات
التي تصدر قبل أن يعرفها مساعديهم ومرؤوسيهم .
-المعلومات والقرار: تتأثر القرارات التي تتخذ من المنظمة سلبا
أو إيجابيا، بالبيانات والمعلومات والحقائق التي تتواجد، والمتعلقة بالمشكلة المراد
اتخاذ القرار بشأنها .
-أهداف المنظمة: مما لاشك فيه أن أي قرار يتخذ وينفذ لابد
وأن يؤدي في النهاية إلى تحقيق أهداف المنظمة، فأهداف المنظمة هي محور التوجيه الأساسي
لكل العمليات فيها، لذلك فإن بؤرة الاهتمام في اتخاذ القرار هي اختيار أنسب الوسائل
التي يبدو أنها سوف تحقق أهداف المنظمة الإستراتيجية أو التكتيكية.
- الثقافة السائدة في المجتمع و المؤسسة: تعتبر ثقافة المجتمع وعلى الأخص نسق القيم
من الأمور الهامة التي تتصل بعملية اتخاذ القرار، فالمنظمة لا تقوم في فراغ وإنما تباشر
نشاطها في المجتمع وللمجتمع، ومن ثم فلابد من مراعاة الأطر الاجتماعية والثقافية للمجتمع
عند اتخاذ القرار.
- الواقع ومكوناته من الحقائق والمعلومات
المتاحة: لا
يكفي المحتوى القيمي أو المحتوى الأخلاقي كما يسميه البعض بل يجب أن يؤخذ في الاعتبار
الحقيقة والواقع وما ترجحه من وسيلة أو بديل على بديل. وفي رأي “H. SIMON” أن
القرارات هي شيء أكبر من مجرد افتراضات تصف الواقع لأنها بكل تأكيد تصف حالة مستقبله
هناك تفصيل لها على حالة أخرى وتوجه السلوك نحو البديل المختار،ومعنى هذا باختصار أن
لها محتوى خلقيا بالإضافة إلى محتواها الواقعي.
فعالية القرار وتنمية المنظمات :
يمكن تحسين عملية اتخاذ القرارات في المنظمات بإتباع بعض القواعد الإرشادية
وهي:
1- ضرورة توافر المرونة الذهنية والمنطق
التي تكفل الإلمام بالعناصر الملموسة وغير الملموسة والعاطفة الرشيدة والتي تساعد التحليل
المنطقي لكل حالة بمفردها والتي تتطلب التمييز بين الحقائق والقيم في كل قرار؛
2- توفير القناعة الكافية للقرار وذلك بالدفاع عن
أسباب القرار وتفسير أهدافه والتي أدت لاتخاذه (هنا القرار الرشيد)؛
3- توفير الوقت الكافي لعملية اتخاذ القرار
بحيث لا يكون هذا الوقت أكثر أو أقل من اللازم، لأن الوقت الأقل من اللازم يؤدي إلى
اتخاذ قرارات غير ناضجة أما الوقت الأكثر من اللازم يؤدي إلى تعقد المشكلة التي استدعت
الحاجة أساسا لاتخاذ القرار؛
4- قبول فكرة التغيير، لأن الظروف والمواقف
لا تظل ساكنة بل هي دائمة التغير والحركة ولذلك يقع على عاتق متخذ القرار أن يكون مستعدا
لإجراء التغيرات اللازمة في المواقف والظروف لكي تتماشى مع نتائج القرار .
سلوك الاتصال الإداري في المؤسسة
أن اكبر مشكله في التعامل الإنساني في المنظمة
, هي تحقيق القدرة على الأشراف الذي يضمن تحقيق التفاعل الإيجابي المتكامل بين مختلف
المستويات في العمل لغرض تحقيق الأهداف المرسومة والمشتركة.
وإذا حاولنا أن نلقى نظرة على أساس هذه
المشكلة, فأننا سنجد أن أساسها يتمركز في سوء التفاهم, أو عدمه أحياناً, بين مختلف
المستويات في المنظمة, الأمر الذي يخلق هوة سحيقة بينها, وجواً من عدم الثقة.
وفى هذه الحالة فان الاتصال بين مختلف المستويات
والمراكز, أفقيا وعموديا, ضرورة ملحة, لتحقيق هذا التفاهم.
فالاتصال
هو الجهاز العصبي, وهو الوسيلة الوحيدة القادرة على تعديل الاتجاهات وتغييرها, وهو
الأساس الذي يحكم نجاح المنظمة وازدهارها وفشلها وانهيارها.
ـ إذن فالمعلومات والبيانات هي القلب النابض
للعملية الإدارية وهي جوهر عمل القائد الإداري في المنظمة.
وبقدر ما تكون هذه المعلومات والبيانات
دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فعالة.
ـ ونظرًا لأهمية الاتصالات في تصريف شؤون
الإدارة، فهناك ضرورة قصوى لتنظيمها، وتحقيق فاعليتها، بحيث تنساب المعلومات والبيانات
في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المختلفة لما فيه خير المنظمة وتحقيق أهدافها.
مفهوم الاتصالات الإدارية:
ومفهوم الاتصالات الإدارية يتضمن في الواقع
أفكارًا أساسية يجب الإشارة غليها، وهي:ـ
1ـ أن هناك عدة أطراف لعملية الاتصال أو
طرفين على الأقل يريد أحدهما [المرسل] أن يشارك الآخر [المستقبل] في فكرة معينة.
2ـ أن ذلك يتم عن طريق أسلوب معين أو فعل
معين سواء كان الفعل لفظي أو غير لفظي، وسواء كان شفاهة أو كتابة.
3ـ أن لهذا الفعل [الاتصال] هدف لا يتم
الاتصال بدون تحقيقه وهو إيجاد حالة مشتركة من المعرفة، وبقدر ما ينجح المرسل في الوصول
إلى هذه الحالة بقدر ما تكون عملية الاتصال قد حققت أهدافها.
عناصر الاتصال
1ـ المرسل [sender] [أو مصدر المعلومات] وهو ذلك الشخص الذي لديه
الرغبة في مشاركة الآخرين لمشاعره أو أفكاره.
2ـ الرسالة [message] وتعني الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر
من المرسل إلى هؤلاء الذين يود أن يشاركوه أفكاره أو مشاعره.
3ـ قناة الاتصال [channel] وهي الطريقة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل
والمستقبل أو المستقبلين.
4ـ المستقبل [receiver]وهو ذلك الشخص أو المجموعة المستهدفة من عملية
الاتصال والذي يريد المرسل أن يشاركوه في أفكاره ومشاعره.
5ـ الاستجابة [response] وهي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى
المستقبل نتيجة عملية الاتصال، وهل حققت التأثير أو الهدف المطلوب أم لا؟ وهو ما يعتبره
البعض المتمم لدائرة الاتصالات بين المستقبل والمرسل.
