مراحل
اتخاذ القرارات والاتصالات من الناحية السلوكية بالنسبة للمدير
مقدمة :
معظمنا يتفق أن القرار الجيد هو القرار
الذي تمت دراسته جيداً قبل إصداره, بمعنى أننا قبل أنت نتخذه, فإننا نكون قد درسنا
جميع الخيارات المتاحة لنا ونظرنا في كل ناحية وفهمنا كل مضمون من مضامينه. وعليه,
فإن اتخاذ قرار مدروس يتطلب الكثير من التفكير. ومع
ذلك فإن معظم القرارات تتخذ باستخدام قدر يسير من التفكير الحقيقي.
المرحلة الأولى: تشخيص المشكلة:
من الأمور المهمة التي ينبغي على المدير
إدراكها وهو بصدد التعرف على المشكلة الأساسية وأبعادها، هي تحديده لطبيعة الموقف الذي
خلق المشكلة، ودرجة أهمية المشكلة، وعدم الخلط بين أعراضها وأسبابها، والوقت الملائم
للتصدي لحلها واتخاذ القرار الفعال والمناسب بشأنها.
المرحلة الثانية: جمع البيانات والمعلومات
:
إن فهم المشكلة فهمًا حقيقيًا، واقتراح
بدائل مناسبة لحلها يتطلب جمع البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة محل القرار،
ذلك أن اتخاذ القرار الفعال يعتمد على قدرة المدير في الحصول على أكبر قدر ممكن من
البيانات الدقيقة والمعلومات المحايدة والملائمة زمنيًا من مصادرها المختلفة، ومن ثم
تحديد أحسن الطرق للحصول عليها، ثم يقوم بتحليلها تحليلاً دقيقًا.
ويقارن الحقائق والأرقام ويخرج من ذلك بمؤشرات
ومعلومات تساعده على الوصول إلى القرار المناسب.
وقد صنف بعض علماء الإدارة أنواع البيانات
والمعلومات التي يستخدمها المدير.
1- البيانات والمعلومات الأولية والثانوية.
2- البيانات والمعلومات الكمية.
3- البيانات والمعلومات النوعية.
4- الأمور والحقائق.
المرحلة الثالثة: تحديد الحلول المتاحة
وتقويمها :
ويتوقف عدد الحلول ونوعها على عدة عوام
منها:وضع المؤسسة، والسياسات التي تطبقها، والفلسفة التي تلتزم بها، وإمكانياتها المادية،
والوقت المتاح أمام متخذ القرار، واتجاهات المدير (متخذ القرار) وقدرته على التفكير
المنطقي والمبدع، الذي يعتمد على التفكير الابتكاري الذي يرتكز على التصور والتوقع
وخلق الأفكار مما يساعد على تصنيف البدائل المتوافرة وترتيبها والتوصل إلى عدد محدود
منها.
المرحلة الرابعة: اختيار الحل المناسب للمشكلة
:
وتتم عملية المفاضلة بين البدائل المتاحة
واختيار البديل الأنسب وفقًا لمعايير واعتبارات موضوعية يستند إليها المدير في عملية
الاختيار وأهم هذه المعايير:
1- تحقيق الحل للهدف أو الأهداف المحددة،
فيفضل البديل الذي يحقق لهم الأهداف أو أكثرها مساهمة في تحقيقها.
2- اتفاق الحل مع أهمية المؤسسة وأهدافها
وقيمها ونظمها وإجراءاتها.
3- قبول أفراد المؤسسة للحل واستعدادهم
لتنفيذه.
4- درجة تأثير الحل على العلاقات الإنسانية
والمعاملات الناجحة بين أفراد المؤسسة.
5- درجة السرعة المطلوبة في الحل ، والموعد
الذي يراد الحصول فيه على النتائج المطلوبة.
6- مدى ملائمة كل حل مع العوامل البيئية
الخارجية.
7- القيم وأنماط السلوك والأنماط الاستهلاكية
وما يمكن أن تغرزه هذه البيئة من عوامل مساعدة أو معوقة لكل بديل.
8- المعلومات المتاحة عن الظروف البيئية
المحيطة.
9- كفاءة الحل، والعائد الذي سيحققه إتباع
الحل المختار.
المرحلة الخامسة: متابعة تنفيذ القرار وتقويمه
:
يجب على متخذ القرار اختيار الوقت المناسب
لإعلان القرار حتى يؤدي القرار أحسن النتائج. وعندما يطبق القرار المتخذ، وتظهر نتائجه
يقوم المدير بتقويم هذه النتائج ليرى درجة فاعليتها، ومقدار نجاح القرار في تحقيق الهدف
الذي اتخذ من أجله.
وعملية المتابعة تنمي لدى متخذي القرارات
أو مساعديهم القدرة على تحري الدقة والواقعية في التحليل أثناء عملية التنفيذ مما يساعد
على اكتشاف مواقع القصور ومعرفة أسبابها واقتراح سبل علاجها.
ويضاف إلى ذلك أن عملية المتابعة لتنفيذ
القرار تساعد على تنمية روح المسؤولية لدى المرؤوسين وحثهم على المشاركة في اتخاذ القرار.
سلوكيات الإتصال :
من خلال الإشكالية المطروحة نجد أن الاتصال
أهمية بالغة تجعله المحفز الأساسي لضمان سير الإدارة ، فبدونه لا يمكن للعملية الإدارية
أن تكتمل ، فأي قصور في الخدمات الاتصالات يمكن أن تؤثر سلبا على مستوى أداء الأعمال
في المؤسسة و لقد أدت تطبيقات علم الاتصال في مختلف الميادين إلى إثراء معطياته الأساسية
مما انعكس على زيادة فعالياته و هذا ما سنراه جليا في توضيح مفهوم الاتصال و طرقه.
تلعب الاتصالات الإدارية دورا هاما داخل
الإدارات، فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها وكلما كانت هناك أنظمة جيدة للاتصالات
كلما زادت كفاءة العمل . و تبدو أهمية الاتصال في علاقته الوثيقة والواضحة للتخطيط
من ناحية و بعملية إصدار القرارات من ناحية ثانية وبعملية الرقابة من ناحية أخرى .
فمن الناحية الأولى نجد أن الاتصال الجيد
يساعد القائمين على وضع و إعداد الخطة من معرفة حقيقة الثروة البشرية و المادية الموجودة
بالدولة ، وكذلك على المؤشرات الإحصائية الدقيقة التي تتوقف عليها صحة التنبؤ وبالتالي
صحة التخطيط .
هذا فضلا على أن وجود الاتصال الجيد والفعال
يساعد القائمين على تنفيذ الخطة من معرفة أهدافها بشكل واضح لا لبس فيه .
ومن ناحية ثانية إذا نظرنا إلى عملية صنع
القرارات بمراحلها المختلفة ، تلك التي تبدأ
بمرحلة تشخيص المشكلة ، ثم مرحلة البحث عن البدائل ، ثم مرحلة تقييم كل بديل و تنتهي
بمرحلة اختيار البديل الأمثل ، لوجدنا أنها جميعا نتائج جهد مشترك حتى لو صدر القرار
في النهاية من رئيس فرد ، واتخاذ القرار الرشيد يتوقف بلا شك على وجود منافذ جيدة وواضحة
للاتصال بكل من يساهم في عملية صنع القرارات .وتبدو أهمية الاتصال في هذا الشأن حتى
بعد عملية اتخاذ القرارات ، فمجرد اتخاذ القرار لا يعني شيئا بالنسبة للمنظمة إذا ما
بقي حبيس أدراج مكتب المدير ويظل عديم الأثر ما لم تتم عملية نقله وتوصيله إلى من يهمهم
القرار من وحدات وأفراد. ومن ناحية ثالثة وأخيرة ، فان فعالية الرقابة تتوقف إلى حد
كبير على سهولة الاتصال ووضوح قنواته .
فالإداري لا يستطيع أن يؤدي وظيفته في الرقابة
بطريقة مثمرة وجادة ما لم تكن لديه شبكة جيدة وفعالة للاتصال يجمع عن طريقها بين كافة
أرجاء التنظيم .
ولاشك أن الاتصال تزداد أهميته باتساع حجم
التنظيم وتعدد فروعه .
بالإضافة لذلك هناك مهام أخرى للاتصال منها
:
*نشر أهداف المنظمة وقيم فلسفتها ، وإعلام
الأفراد بخطط المنظمة و إمكاناتها وإبلاغ الأوامر للعاملين.
*تبادل التوقعات والمنشورة ووجهات النظر
، وإصدار التوجهات والإرشادات لأداء العمل ، واستلام
استفسارات الأفراد ونتائج الأعمال .
* تعريف مشكلات العمل وتحديد مصدر البيانات
اللازمة ، وإبلاغ الأفراد بانجازاتهم ، ونشر
الأفكار الجديدة والاقتراحات.
* توضيح التغيرات والتحديات المراد إحداثها
،وتطوير اتجاهات وقيم الأفراد ، واستقصاء ردود الفعال العاملين .
أ -3 – عناصـر عمليــــة الاتصال :
إن الاتصال عملية يستطيع من خلالها طرفان
أن يتشاركا في فكرة أو مفهوم أو مهارة أو إحساس أو اتجاه أو عمل معين ، وهذا يعني أن
احد الطرفين لديه معلومات أو مهارات أو أفكار و آراء معنية يريد أن ينقلها إلى الطرف
الآخر مشتركا معه فيها .
وعلى الرغم من البساطة التي تبدو بها عملية
الاتصال . فهي في حقيقة الأمر عملية معقدة أنها عملية اجتماعية تتم في تنظيم بشكل أساسي
بين وحدات اجتماعية
( أفراد - جماعات ) وليس بين كيانات مادية
. وتضم هذه العملية العناصر الرئيسية التالية : المصدر أو المرسل الرسالة وسيلة الاتصال
المستقبل ، رد الفعل / الاستجابة رموز - التشويش.
أهداف الاتصال ضمن المؤسسة:
جدير بالذكر أن الاتصال يهدف إلى تحقيق الترابط
الوثيق بين أطراف المنظمة على مستوى الداخلي والخارجي فهو بمثابة البنية الأساسية التي
يقوم عليها المنظمة والتي تدور حولها وظيفة المدير حيث يتعذر ممارسة العملية الإدارية
إلا في حضور نظام جيد وفعال للاتصال حتى يتمكن المدير من التأثير على مرؤوسيه. ولذلك
تكمن الأهداف الأساسية للاتصال لمدير المنظمة ذي المسؤوليات المتعددة اتجاه العاملين
والمساهمين و المجتمع و الموردين والعملاء والإدارات الحكومية في الأبعاد التالية
: الاستعلام والتحري ، الإخبار التأثير. فيجب على المدير أن يبحث ويحصل على المعلومات
اللازمة ( الاستعلام ) وتزويد الآخرين بالمعلومات وتنمية وتوسيع الفهم ( إخبار ) ويدعم
الاتجاهات والتصرف ( التأثير ) ، و أيا كان الفرد يعمل داخل التنظيم فقد يكون الاتصال
رسميا أو غير رسمي وشفوي أو كتابي .
أما
فيما يتعلق بالاتصال بالمرؤوسين فان المدير الناجح الذي ينجز الهدف الثاني و الثالث
فانه يستكشف انه تمكن بنجاح من تكوين فريق العمل، حيث أن : الإعلام والأخبار+ التأثير= العمل الجماعي
( فريق العمل ) .
